Élection au conseil d’administration

Non.

Selon la LOSBL, vous n’avez pas besoin d’avoir un comité de mise en candidature, mais vous pouvez en avoir un si vous le voulez.

La LOSBL n’indique pas comment le processus de recrutement du conseil d’administration devrait se dérouler.

Le conseil peut choisir tout processus de mise en candidature et d’élection, pourvu que celui-ci soit équitable pour tous les candidats et les membres votants et qu’il soit mené avec intégrité.

Oui.

La LOSBL laisse aux organisations sans but lucratif le soin de choisir leur processus d’élection, notamment la façon dont elles publient le nom des candidats ou des listes de candidats ou donnent avis des prochaines élections. Une liste de candidats est un groupe de candidats en faveur duquel un membre vote comme un tout.

Cependant, tous les candidats doivent être traités équitablement. Ainsi, les politiques et les processus concernant la présentation de candidatures doivent être appliqués de façon juste et équitable à chaque candidat.

La LOSBL laisse aux organisations sans but lucratif le soin de décider du processus de vote des administrateurs, pourvu que celui-ci soit conforme aux règlements administratifs de l’organisation.

Ainsi, les OSBL peuvent laisser les membres voter pour élire chaque administrateur individuellement ou pour une liste d’administrateurs, pourvu que le processus soit équitable et conforme à leurs règlements administratifs.

Un vote en faveur d’une liste s’entend d’un vote pour élire un groupe de candidats dans son ensemble.

Oui.

Sauf indication contraire de vos statuts ou de vos règlements administratifs, un administrateur peut, selon la LOSBL, exercer un nombre illimité de mandats. Il peut donc se porter candidat plusieurs fois.

Non.

Le poste d’administrateur ne peut pas être partagé. Un administrateur doit être un particulier.
Par défaut, chaque administrateur obtient une voix aux réunions du conseil d’administration, sauf indication contraire de vos statuts ou de vos règlements administratifs. Par exemple, ces documents peuvent attribuer plus d’une voix à certains postes d’administrateur.

Si vous n’avez pas assez d’administrateurs pour constituer un quorum, ou si le nombre minimal d’administrateurs n’ont pas été élus, les administrateurs actuellement en fonctions doivent convoquer une assemblée extraordinaire des membres dans les plus brefs délais. L’assemblée a pour but de tenir une élection spéciale (paragraphe 28 (2) de la LOSBL).

Si les administrateurs ne convoquent pas d’assemblée, tout membre peut en convoquer une.

Les élections au conseil d’administration ont habituellement lieu aux assemblées annuelles des membres. Toutefois, la date des élections dépend également de ce qui suit :

• les clauses de vos règlements administratifs sur la durée du mandat des administrateurs;
• les vacances qui surviennent au sein du conseil d’administration.

Pour combler une vacance au sein du conseil d’administration, différentes règles s’appliquent. La façon de combler une vacance dépend de la manière dont celle-ci est survenue. Par exemple, est-elle survenue parce qu’un administrateur a démissionné, est décédé ou a été révoqué? Les membres peuvent également convoquer une assemblée extraordinaire des membres pour révoquer un administrateur. Si l’administrateur est révoqué, les membres peuvent élire une personne pour le remplacer lors de cette assemblée.

S’il y a une vacance au sein du conseil parce que les membres n’ont pas élu une liste complète d’administrateurs lors de la dernière assemblée des membres, les administrateurs actuellement en fonctions peuvent nommer jusqu’à un tiers du nombre d’administrateurs qui ont été élus lors de la dernière assemblée des membres. Par exemple, si une OSBL dispose de dix sièges au sein de son conseil et que les membres n’en ont pourvu que six lors de la dernière assemblée, tant que ces six sièges constituent un quorum, les administrateurs peuvent nommer jusqu’à deux autres administrateurs. Les statuts ou les règlements administratifs peuvent prévoir que le conseil d’administration ne dispose pas d’un tel pouvoir.

La LOSBL prévoit qu’une organisation sans but lucratif peut décider de la durée du mandat d’un administrateur, qui peut être d’au plus quatre ans. Les règlements administratifs de votre OSBL peuvent préciser la durée de ce mandat.

Si vos règlements administratifs ne prévoient rien au sujet du mandat des administrateurs, la règle par défaut est que ces derniers exercent leurs fonctions jusqu’à la prochaine assemblée annuelle des membres. Cette assemblée est aussi appelée « assemblée générale annuelle » (AGA) (paragraphes 24 (1) et (4)).

L’AGA doit avoir lieu dans les 15 mois de la dernière assemblée annuelle des membres et dans les six mois de la fin de votre exercice (alinéa 52 (1) b), paragraphe 83 (1)).

Lorsqu’un administrateur démissionne, décède ou est révoqué, un nouvel administrateur peut être nommé pour combler la vacance au sein du conseil d’administration. Le nouvel administrateur termine le mandat de celui qu’il remplace.

Si le conseil d’administration perd le quorum en raison d’une vacance au sein du conseil, les administrateurs qui restent doivent immédiatement convoquer une assemblée des membres pour élire un nouvel administrateur.

À moins qu’un administrateur ne démissionne, si l’OSBL se retrouvait sans conseil, les administrateurs actuels continuent d’exercer leurs fonctions jusqu’à l’élection des nouveaux administrateurs.

Non.

Vos documents constitutifs, comme les règlements administratifs ou les politiques, peuvent préciser comment tenir vos élections. Si vos règlements administratifs ne prévoient pas de processus d’élection, celui-ci est établi lors de l’assemblée.

Pour être élus, les candidats proposés doivent obtenir au moins 50 pour cent + 1 des voix exprimées lors d’une assemblée des membres.

Certaines OSBL ont plusieurs catégories de membres, qui ont chacune le pouvoir d’élire un nombre d’administrateurs. Si une catégorie de membres dispose d’un tel pouvoir, un administrateur n’a besoin que de 50 pour cent + 1 des voix exprimées par les membres de cette catégorie. Sinon, il doit être élu à l’unanimité par résolution écrite de cette catégorie en dehors d’une assemblée des membres.

Après l’élection, si la composition de votre conseil d’administration est modifiée, vous devez déposer un avis de modification.

Non. Il y a élection par acclamation lorsque le nombre de candidats à l’élection est inférieur ou égal au nombre d’administrateurs devant être élus. Dans une telle situation, les candidats n’ont pas d’opposition.

Même si un ou plusieurs candidats n’ont pas d’opposition, chacun d’eux doit quand même être élu à la majorité des voix exprimées par les membres présents à une assemblée des membres.

Les OSBL peuvent tenir les réunions du conseil d’administration et les assemblées des membres virtuellement, sauf si leurs statuts ou leurs règlements administratifs l’interdisent.

Pour que la réunion ou l’assemblée puisse avoir lieu virtuellement, il faut inclure des instructions spéciales dans l’avis de convocation de la réunion ou de l’assemblée. Par exemple, il faut indiquer le numéro à composer ou les données à saisir pour se connecter à la réunion ou à l’assemblée, ainsi que des instructions concernant le déroulement du vote.

Oui, le vote peut être anonyme. Si vos règlements administratifs ne prévoient pas de processus de vote anonyme, vous pouvez décider de recourir à un tel processus lors de l’assemblée.

Si vos règlements administratifs ne prévoient rien à ce sujet et que vous ne décidez pas de recourir à un processus de vote anonyme, le vote a lieu à main levée.

Oui, mais seulement si vos statuts ou vos règlements administratifs autorisent le vote par procuration (art. 64).

Selon la LOSBL, les membres doivent consigner par écrit le nom de leurs fondés de pouvoir et remettre ces renseignements à l’OSBL dans le délai fixé par le conseil d’administration. Si le conseil ne fixe pas de délai, celui-ci est de 24 heures avant l’assemblée. Vos statuts ou vos règlements administratifs peuvent préciser que les fondés de pouvoir doivent être membres de l’OSBL.

La procuration peut être préparée par le conseil d’administration ou par les membres.

Le formulaire de procuration préparé par un membre doit être conforme à la partie VI de la LOSBL, et indiquer clairement :

• pour quelle assemblée il doit être utilisé;
• si le fondé de pouvoir a été proposé ou nommé par l’OSBL;
• quels sont les pouvoirs du fondé de pouvoir.

La LOSBL ne prévoit pas qu’un candidat à l’élection des administrateurs a le droit de défendre sa candidature ou de dire pourquoi les membres devraient voter pour lui. Toutefois, vous pouvez établir ce droit dans vos règlements administratifs.

Oui. Pourvu qu’ils constituent le quorum, les administrateurs en fonctions peuvent voter pour combler les vacances au sein du conseil, sauf si leurs statuts ou leurs règlements administratifs l’interdisent.

Les administrateurs peuvent élire d’autres administrateurs si les membres de l’OSBL n’élisent pas un nombre suffisant d’administrateurs à l’assemblée générale annuelle (AGA).

Entre les assemblées annuelles, les administrateurs peuvent nommer jusqu’à un tiers du nombre d’administrateurs élus lors de la dernière AGA (par. 24 (7)). Par exemple, si les membres ont élu neuf administrateurs à la dernière AGA, les administrateurs peuvent nommer jusqu’à trois administrateurs avant la prochaine AGA.

Les administrateurs ainsi nommés n’exercent leurs fonctions que jusqu’à la prochaine AGA. Ensuite, si ces administrateurs ne sont pas élus par les membres, ils cessent d’être administrateurs.

Lorsqu’un administrateur cesse d’exercer ses fonctions parce qu’il démissionne, décède ou n’a plus les qualités requises, les autres administrateurs peuvent nommer quelqu’un pour combler la vacance. Ils peuvent le faire tant qu’il y a quorum au sein du conseil d’administration (art. 28).

L’administrateur nommé pour combler une vacance remplit le reste du mandat de la personne qu’il remplace.

Si les administrateurs ne forment pas le quorum, ils doivent immédiatement convoquer une assemblée extraordinaire des membres afin que ces derniers puissent élire un administrateur pour combler la vacance.

Le conseil ne peut fonctionner en l’absence de quorum.

Oui.
Si les statuts de l’OSBL prévoient un nombre fixe d’administrateurs, la seule façon d’augmenter le nombre de ces derniers consiste à suivre le processus de dépôt de statuts de modification.

Si les statuts de l’OSBL prévoient une fourchette du nombre d’administrateurs, les membres peuvent adopter une résolution extraordinaire lors d’une assemblée des membres pour augmenter le nombre d’administrateurs. Cependant, ils ne peuvent pas ajouter plus d’administrateurs que le nombre maximal prévu dans les statuts. Ensuite, lors de la même assemblée, les membres peuvent élire les nouveaux administrateurs (par. 22 (2) de la LOSBL).

Les membres peuvent également, par résolution extraordinaire, conférer au conseil le pouvoir de fixer le nombre d’administrateurs dans les limites de la fourchette prévue dans les statuts.

Les administrateurs doivent être élus par les membres de l’OSBL. Certaines OSBL ont une structure d’adhésion dans le cadre de laquelle leurs seuls membres sont leurs administrateurs. Cette structure, autorisée par la LOSBL, est parfois appelée un « conseil d’administration à renouvellement autonome ».

Même si leurs administrateurs et leurs membres sont les mêmes personnes, les OSBL disposant d’un tel type de conseil d’administration doivent quand même tenir des assemblées des membres et des réunions du conseil distinctes. Elles doivent également élire leurs administrateurs lors d’une assemblée annuelle des membres.

Les statuts ou les règlements administratifs de l’OSBL préciseront le mandat de l’administrateur.

Une élection peut être invalide si l’OSBL n’a pas informé les groupes suivants de l’assemblée d’élection :

• tous ses membres qui ont le droit de voter et de recevoir l’avis de convocation de l’assemblée;
• ses administrateurs;
• son vérificateur ou son réviseur financier.

Sauf indication contraire de vos statuts ou de vos règlements administratifs, il n’est pas nécessaire d’informer d’autres personnes ou le grand public.

Si une personne avait le droit de recevoir un avis mais ne l’a pas reçu, il se peut que l’assemblée ne soit pas valide. Cette personne peut s’adresser à la Cour supérieure de l’Ontario pour contester la validité de l’assemblée et de ses résultats. Elle peut demander la tenue d’une autre assemblée.

Si un membre n’a pas été dûment informé de la tenue de l’assemblée mais qu’il y assiste, il renonce à son droit d’avoir été informé de la tenue de l’assemblée, sauf s’il y assiste uniquement pour s’opposer à sa tenue. Il ne peut non plus contester les résultats de l’assemblée au motif qu’il n’a pas été dûment informé de la tenue de celle ci, sauf s’il s’oppose.

La LOSBL n’exige pas que les organisations sans but lucratif aient recours à un comité des élections pour tenir une élection. Cependant, elles sont libres d’en avoir un. Il peut s’agir d’un comité ad hoc, ce qui signifie que vous pouvez en créer un comme vous le voulez. Sinon, vos règlements administratifs peuvent décrire la procédure d’établissement et de fonctionnement d’un comité des élections.

Oui. S’ils sont des membres votants, ils peuvent voter, sauf si vos statuts ou vos règlements administratifs l’interdisent.

La LOSBL n’énonce aucune règle à ce sujet.

La LOSBL ne l’interdit pas, mais il ne s’agit peut-être pas d’une bonne pratique. Les membres ont le droit de s’adresser aux tribunaux pour régler des questions de validité d’une élection. Les membres peuvent contester l’équité d’un processus dans le cadre duquel l’un des candidats était responsable de l’élection.

Les membres peuvent demander un recomptage supervisé, mais la LOSBL prévoit seulement qu’ils ont le droit d’exiger un vote par scrutin (par. 58 (2)). Cela veut dire que, si le vote s’est fait à main levée, les votes doivent plutôt être consignés par écrit et comptés. La LOSBL ne prévoit pas que les membres ont droit à un recomptage ou que le vote doit être « supervisé ». Si un vote par scrutin est exigé, les résultats du vote devraient aussi être inscrits au procès-verbal (art. 38).

Oui. Dans vos règlements administratifs, vous pouvez permettre aux membres d’inspecter les bulletins de vote. Bien que la LOSBL ne mentionne que le droit du vérificateur d’inspecter les bulletins de vote, elle ne dit pas que les membres n’ont pas un tel droit.

Si vos règlements administratifs ne précisent rien à ce sujet, il appartient aux membres présents à l’assemblée d’en décider.

La LOSBL ne prévoit pas de règles particulières interdisant d’influencer les élections, mais vous pouvez décider des types de comportement et d’actes qui sont acceptables pour votre OSBL. Par exemple, vos règlements administratifs peuvent permettre aux candidats d’envoyer des courriels aux membres pour solliciter leur appui dans leur campagne, mais leur interdire d’appeler les membres.

Votre OSBL peut mettre sur pied des comités de discipline et expulser des membres ou prendre des mesures disciplinaires à leur égard s’ils ne suivent pas les politiques, les règlements administratifs ou les codes de conduite de l’organisation, ou pour d’autres raisons énoncées dans les règlements administratifs.

Il arrive parfois que le mandat de tous les administrateurs prenne fin avant l’élection d’un nouveau conseil. Dans une telle situation, le conseil reste en fonctions et convoque une assemblée des membres pour élire le nouveau conseil d’administration (par. 24 (5)).

Si tous les administrateurs démissionnent ou sont révoqués en même temps, la personne qui gère les activités de l’OSBL ou en surveille la gestion est réputée être un administrateur (par. 29 (1)). Cette personne doit convoquer une assemblée des membres pour élire un nouveau conseil d’administration.

Si les membres n’élisent pas de nouveau conseil, la personne faisant office de conseil d’administration doit convoquer sans délai une autre assemblée des membres (par. 28 (2)). Si cette personne ne convoque pas d’assemblée pour élire un conseil d’administration, tout membre peut la convoquer (par. 28 (2)).

Selon la LOSBL, les membres votent pour élire les administrateurs qui siègent au conseil d’administration. Ils n’élisent pas les administrateurs à des postes particuliers au sein du conseil, sauf si vos statuts ou vos règlements administratifs le permettent.

Les membres votent pour élire les dirigeants, comme le président, le secrétaire ou le trésorier seulement si vos règlements administratifs le permettent. S’ils ne le permettent pas, le conseil décide des personnes qui occupent les postes de dirigeant (article 42).

Les membres ne votent pas pour élire les administrateurs d’office. Ces derniers obtiennent leur poste en raison d’une autre charge qu’ils exercent. Par exemple, un membre du clergé d’une organisation religieuse peut être nommé administrateur d’office, de sorte que quiconque occupe le poste de membre du clergé peut automatiquement se retrouver au sein du conseil d’administration.

Selon la LOSBL, toutes les décisions que prennent vos administrateurs sont valides même si ces derniers n’ont pas été dûment élus (art. 37). Ils sont considérés comme des « administrateurs de fait » en raison des actes qu’ils accomplissent pour l’OSBL. Cela signifie qu’ils sont considérés comme des administrateurs même s’ils n’ont pas été dûment élus.

En vertu de la loi, ils ont quand même la responsabilité des intérêts de l’OSBL de la même manière que l’est un administrateur dûment élu.

Non. Si un administrateur n’a pas été dûment élu, le dépôt d’un avis de modification ne change en rien ce fait.

Oui, mais seulement si elle peut prouver que le conseil d’administration s’est comporté d’une manière injuste et que ses actes sont d’une telle gravité qu’ils ont eu une incidence négative sur elle. Dans une telle situation, la personne peut déposer une plainte auprès du tribunal.

Non. Personne ne détient le droit d’être élu administrateur. Par conséquent, personne ne détient le droit de connaître les raisons pour lesquelles elle n’a pas été élue. Les membres peuvent omettre d’élire une personne, ou élire la personne qu’ils choisissent comme administrateur, et ils n’ont pas besoin de fournir la raison de leur vote.

Non. Les administrateurs d’office ne sont pas élus et les membres n’ont pas besoin d’approuver leur nomination.
Les administrateurs d’office exercent automatiquement les fonctions d’administrateur. Leur mandat n’est pas limité dans le temps.

Non. Les membres ne peuvent pas voter pour révoquer un administrateur d’office de la manière dont ils peuvent révoquer un administrateur élu.Un administrateur d’office ne peut être révoqué que de l’une des deux manières suivantes :

(1) il est démis des fonctions ou destitué du poste qui lui permettent d’être un administrateur;
(2) le poste d’administrateur d’office est supprimé des documents constitutifs de l’OSBL.

Oui. Les administrateurs d’office ont les mêmes droits que les autres administrateurs, sauf indication contraire de vos statuts ou de vos règlements administratifs.