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Étape 3 : Rassembler les documents importants

Vous devez revoir les documents de gestion de votre organisation sans but lucratif pour vérifier si des changements doivent y être apportés pour les rendre conformes à la Loi sur les organisations sans but lucratif de l’Ontario (LOSBL). Vos documents de gestion sont les suivants :

  • vos statuts, auparavant désignés par le terme « lettres patentes »
  • vos règlements administratifs
  • les modifications apportées à vos statuts et à vos règlements administratifs

Si l’ensemble ou une partie de ces documents demeure introuvable, vous pourriez obtenir des renseignements sur votre organisation sans but lucratif en consultant les résolutions extraordinaires et d’autres documents comme les registres des procès-verbaux. 

Les renseignements qui suivent expliquent en quoi consistent ces documents et où vous devriez normalement les trouver.

De quoi s’agit-il Où les trouver

Il s’agit de documents juridiques qui vous sont délivrés par le gouvernement de l’Ontario après la constitution en personne morale de votre organisation sans but lucratif. Ces documents contiennent des renseignements sur votre organisation, notamment :

  • sa dénomination
  • son objet
  • le lieu de son siège social
  • le nom de ses administrateurs fondateurs

Si des changements sont apportés ultérieurement à vos statuts ou à vos lettres patentes, le gouvernement vous remet des lettres patentes supplémentaires.

Regardez dans vos documents de constitution originaux. Vous pourriez trouver ces documents dans :

  • les trousses d’orientation du conseil d’administration
  • les dossiers des avocats qui vous ont aidés à constituer votre organisation sans but lucratif
  • les demandes de subvention

Vous pouvez aussi vous adresser au ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs.

Remarque : La Loi sur les organisations sans but lucratif de l’Ontario (LOSBL) remplace le terme « lettres patentes » par le terme « statuts constitutifs ».

De quoi s’agit-il Où les trouver

Les règlements administratifs sont les règles qui s’appliquent à votre organisation sans but lucratif. Par exemple, ils peuvent traiter des questions suivantes :

  • comment convoquer une assemblée des membres
  • qui peut être membre du conseil d’administration
  • comment une personne peut devenir membre de l’organisation
  • comment une personne cesse d’être membre de l’organisation

Vous pourriez trouver les règlements administratifs dans :

  • les trousses d’orientation du conseil d’administration
  • les dossiers des avocats qui vous ont aidés à rédiger vos règlements administratifs

Si vos règlements administratifs courants sont introuvables, mais que vous en aviez une version antérieure, il est possible que vous puissiez les reconstituer.

Pour les reconstituer, trouvez une version antérieure, puis consultez tous vos procès‑verbaux depuis l’approbation de cette version pour trouver les modifications qui y ont été apportées.

Si vous ne trouvez aucune version de vos règlements administratifs, vous devriez envisager d’obtenir des conseils juridiques.

Si vos statuts, vos règlements administratifs ou les modifications qui y ont été apportées sont introuvables, vous pourriez peut-être obtenir des renseignements à leur sujet dans certains des documents suivants :

De quoi s’agit-il Où les trouver

Il s’agit des documents qui contiennent des renseignements sur :

  • les assemblées annuelles des membres
  • les assemblées extraordinaires des membres
  • les réunions du conseil d’administration

Les registres des procès-verbaux pourraient vous aider à rassembler les renseignements manquants.

Adressez-vous au secrétaire de votre conseil d’administration ou à la personne au sein de votre conseil d’administration qui est chargée de conserver les dossiers.

De quoi s’agit-il Où les trouver

Il s’agit des documents écrits faisant état des décisions importantes concernant votre organisation sans but lucratif, notamment :

  • les modifications apportées à ses statuts ou lettres patentes
  • la décision de modifier sa dénomination
  • la décision de vendre une grande partie de ses biens

Si vous ne conservez pas toutes ces décisions au même endroit, vous devrez parcourir tous les procès-verbaux de vos assemblées pour retrouver ces décisions.

De quoi s’agit-il Où les trouver

Il s’agit d’une liste de tous les administrateurs passés et actuels. Cette liste inclut les renseignements suivants :

  • la date de leur élection
  • la date de leur retraite ou de leur démission
  • les personnes qui ont occupé des postes de dirigeants – par exemple, le président de l’organisation, le président du conseil d’administration, le secrétaire, le trésorier
  • la période pendant laquelle il ont exercé des fonctions de dirigeants

Adressez-vous au secrétaire de votre conseil d’administration. S’il ne sait pas où se trouvent ces registres, vous devrez parcourir les documents suivants :

  1. les procès-verbaux de chaque assemblée annuelle des membres pour vérifier qui a été élu
  2. les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration pour vérifier quelles personnes ont été élues comme dirigeants et à quel moment elles ont été remplacées
  3. les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration pour vérifier si un administrateur a été élu au cours de l’année

De quoi s’agit-il Où les trouver
Il s’agit d’une lettre que chaque administrateur doit signer et qui fait état de son consentement à exercer les fonctions d’administrateur. Adressez-vous au secrétaire de votre conseil d’administration ou à la personne au sein de votre conseil d’administration qui est chargée de conserver les dossiers.

De quoi s’agit-il Où le trouver

Il s’agit d’une liste de tous vos membres.

Si vous n’avez pas une telle liste, il se peut que vous pensiez que vous n’avez aucun membre. Cependant, toutes les organisations sans but lucratif ont – ou ont déjà eu – des membres. Ainsi, les administrateurs qui ont signé les documents de constitution de votre organisation sans but lucratif sont vraisemblablement vos membres originaux.

Consultez vos règlements administratifs pour trouver :

  • qui peut devenir membre
  • comment une personne ou une organisation devient membre ou cesse de l’être

Vous pouvez établir une liste des membres de votre organisation sans but lucratif ou, si elle existe, la mettre à jour en vous fondant sur ce qu’énoncent vos règlements administratifs. Il pourrait aussi être utile de consulter les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et des assemblées des membres.

Si vous avez plusieurs types de membres (par exemple, réguliers, honoraires, jeunes membres), vous avez besoin d’une liste distincte pour chaque type de membres.

Si votre organisation sans but lucratif n’a pas de membre, elle peut demander au tribunal de nommer des membres. Vous devriez peut-être consulter un avocat.

 

Pourquoi c’est important Ce que vous devez chercher

Le revenu annuel de votre organisation vous aide à déterminer si elle est une organisation d’intérêt public. Il s’agit là d’un point important parce que les organisations d’intérêt public sont régies par des règles différentes.

Si votre organisation est un organisme de bienfaisance enregistré, elle est automatiquement une organisation d’intérêt public.

Si votre organisation n’est pas un organisme de bienfaisance, vous devriez chercher les documents qui suivent :

  • une ventilation de toutes ses sources de revenu;
  • un relevé de tous les dons qu’elle a reçus au cours du dernier exercice.

Pour connaître les changements que vous devez apporter, voir l’Étape 4.

Révision : 2020-07-05