Étape 3 : Rassembler les documents importants

Il s’agit de documents juridiques qui vous sont délivrés par le gouvernement de l’Ontario après la constitution en personne morale de votre organisation sans but lucratif. Ces documents contiennent des renseignements sur votre organisation, notamment :

• sa dénomination
• son objet
• le lieu de son siège social
• le nom de ses administrateurs fondateurs

Si des changements sont apportés ultérieurement à vos statuts ou à vos lettres patentes, le gouvernement vous remet des lettres patentes supplémentaires.

Regardez dans vos documents de constitution originaux. Vous pourriez trouver ces documents dans :

• les trousses d’orientation du conseil d’administration
• les dossiers des avocats qui vous ont aidés à constituer votre organisation sans but lucratif
• les demandes de subvention

Vous pouvez aussi commander une copie du Registre des entreprises de l’Ontario.

Les règlements administratifs sont les règles qui s’appliquent à votre organisation sans but lucratif. Par exemple, ils peuvent traiter des questions suivantes :

• comment convoquer une assemblée des membres
• qui peut être membre du conseil d’administration
• comment une personne peut devenir membre de l’organisation
• comment une personne cesse d’être membre de l’organisation

Vous pourriez trouver les règlements administratifs dans :

• les trousses d’orientation du conseil d’administration
• les dossiers des avocats qui vous ont aidés à rédiger vos règlements administratifs

Si vos règlements administratifs courants sont introuvables, mais que vous en aviez une version antérieure, il est possible que vous puissiez les reconstituer.

Pour les reconstituer, trouvez une version antérieure, puis consultez tous vos procès‑verbaux depuis l’approbation de cette version pour trouver les modifications qui y ont été apportées.

Si vous ne trouvez aucune version de vos règlements administratifs, vous devriez envisager d’obtenir des conseils juridiques.

Il s’agit des documents qui contiennent des renseignements sur :

• les assemblées annuelles des membres
• les assemblées extraordinaires des membres
• les réunions du conseil d’administration
  
  

Les registres des procès-verbaux pourraient vous aider à rassembler les renseignements manquants.

Adressez-vous au secrétaire de votre conseil d’administration ou à la personne au sein de votre conseil d’administration qui est chargée de conserver les dossiers.

Il s’agit des documents écrits faisant état des décisions importantes concernant votre organisation sans but lucratif, notamment :

• les modifications apportées à ses statuts ou lettres patentes
• la décision de modifier sa dénomination
• la décision de vendre une grande partie de ses biens

Si vous ne conservez pas toutes ces décisions au même endroit, vous devrez parcourir tous les procès-verbaux de vos assemblées pour retrouver ces décisions.

Il s’agit d’une liste de tous les administrateurs passés et actuels pour au moins les six années précédents. Cette liste inclut les renseignements suivants :

• la date de leur élection
• la date de leur retraite ou de leur démission
• les personnes qui ont occupé des postes de dirigeants – par exemple, le président de l’organisation, le président du conseil d’administration, le secrétaire, le trésorier
• la période pendant laquelle il ont exercé des fonctions de dirigeants
• leur adresse aux fins de signification
• s’ils ont consenti à recevoir les documents par voie électronique, leur adresse courriel

Adressez-vous au secrétaire de votre conseil d’administration. S’il ne sait pas où se trouvent ces registres, vous devrez parcourir les documents suivants :

1. les procès-verbaux de chaque assemblée annuelle des membres pour vérifier qui a été élu
2. les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration pour vérifier quelles personnes ont été élues comme dirigeants et à quel moment elles ont été remplacées
3. les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration pour vérifier si un administrateur a été élu au cours de l’année

La LOSBL exige qu’une personne élue à titre d’administrateur d’une organisation consente à agir comme administrateur. Ce consentement doit être :

1) écrit;
2) fourni dans les 10 jours de l’élection ou de la nomination (mais s’il est signé à une date ultérieure, le consentement est quand même valide).

Il n’existe pas encore de formulaire type précisant la forme que doit prendre le consentement écrit de l’administrateur. Cependant, le formulaire doit comprendre une déclaration de l’administrateur élu ou nommé selon laquelle celui-ci consent à agir comme administrateur de l’organisation.

Voici un exemple d’une lettre de consentement à agir comme premier administrateur qui s’applique spécifiquement aux premiers administrateurs. Vous pouvez la modifier pour qu’elle s’applique aux administrateurs de façon plus générale.

Votre organisation peut aussi ajouter d’autres types de consentement à ce document, comme le consentement à tenir les réunions des administrateurs et les réunions des comités d’administrateurs par téléphone ou par voie électronique.

Renseignez-vous auprès du secrétaire de votre conseil d’administration ou du responsable de la tenue des dossiers.

La LOSBL exige que les dossiers des formulaires de consentement à agir comme administrateur soient conservés en permanence.

Il n’est pas nécessaire de déposer les lettres de consentement auprès du Ministère des Services au public et aux entreprises.

Il s’agit d’une liste de tous vos membres. Il est fort probable que les anciens administrateurs ainsi que ceux siégeant actuellement au conseil comptent parmi vos membres. La liste donne les renseignements suivants au sujet de chaque membre :

• son nom
• sa première date d’adhésion
• la date de fin de son adhésion (s’il s’agit d’un ancien membre)
• son adresse aux fins de signification (il ne s’agit pas nécessairement de son adresse personnelle. C’est l’adresse à laquelle il consent à recevoir des documents officiels)

Consultez vos règlements administratifs pour trouver :

• qui peut devenir membre
• comment une personne ou une organisation devient membre ou cesse de l’être

Vous pouvez établir une liste des membres de votre organisation sans but lucratif ou, si elle existe, la mettre à jour en vous fondant sur ce qu’énoncent vos règlements administratifs. Il pourrait aussi être utile de consulter les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et des assemblées des membres.

Si vous avez plusieurs types de membres (par exemple, réguliers, honoraires, jeunes membres), vous avez besoin d’une liste distincte pour chaque type de membres.

Si votre organisation sans but lucratif n’a pas de membre, elle peut demander au tribunal de nommer des membres. Vous devriez peut-être consulter un avocat.

Le revenu annuel de votre organisation vous aide à déterminer si elle est une organisation d’intérêt public. Il s’agit là d’un point important parce que les organisations d’intérêt public sont régies par des règles différentes.

Si votre organisation est un organisme de bienfaisance, elle est automatiquement une organisation d’intérêt public.

Si votre organisation n’est pas un organisme de bienfaisance, vous devriez chercher les documents qui suivent :

• une ventilation de toutes ses sources de revenu;
• un relevé de tous les dons qu’elle a reçus au cours du dernier exercice.