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Éléments essentiels des règlements administratifs

Que sont les règlements administratifs?

Les organisations constituées en personne morale doivent avoir au moins deux types de documents constitutifs :

  • des lettres patentes (maintenant appelées « statuts constitutifs » ou « statuts » dans la LOSBL);
  • des règlements administratifs.

La plupart des organisations constituées en personne morale élaborent aussi les documents suivants :

  • des politiques et des procédures de fonctionnement.

Ces trois types de documents constitutifs diffèrent :

  • quant à la nature des renseignements qu’ils contiennent;
  • quant aux personnes qui peuvent y avoir accès;
  • quant à la facilité d’y apporter des modifications.

Le tableau suivant résume les différences entre les trois types de documents :

  STATUTS RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS POLITIQUES ET PROCÉDURES
Ce qu’ils contiennent Vos statuts doivent indiquer le nom, l’objet et le lieu du siège de votre organisation. Tant que les formulaires et les règlements liés à la LOSBL n’auront pas été publiés, il sera difficile de déterminer les autres éléments à inclure dans les statuts. Cependant, la LOSBL prévoit que le nombre d’administrateurs sera désormais indiqué dans les statuts. Auparavant, il était indiqué dans vos règlements administratifs. En vertu de la LOSBL, vos règlements administratifs doivent définir les conditions d’adhésion à votre organisation. Ils peuvent comprendre d’autres règles, pourvu que celles-ci ne dérogent pas aux droits et responsabilités prévus par la LOSBL. Pour obtenir de l’aide à la rédaction de nouveaux règlements administratifs, consultez les conseils pour la modification des règlements administratifs existants et le modèle de règlement administratif avec options. Les politiques expliquent comment votre organisation traite de certaines questions d’ordre opérationnel, comme les procédures d’embauche, le respect de la vie privée et les codes vestimentaires. Les procédures de fontionnement sont moins formelles et sont habituellement élaborées par le personnel. La LOSBL n’exige pas que vous élaboriez des politiques. Cependant, d’autres lois pourraient exiger que vous établissiez des politiques sur certaines questions (par ex., la Loi sur la santé et la sécurité au travail).
Qui peut y avoir accès Vous devez déposer les statuts et les modifications qui y sont apportées (appelées
« statuts supplémentaires ») auprès de ServiceOntario et les mettre à la disposition de vos administrateurs et membres.
Vous n’êtes pas tenu(e) de déposer vos règlements administratifs auprès de ServiceOntario, mais vous devez les mettre à la disposition de vos administrateurs et membres. Il vous appartient de décider si vos politiques et procédures sont des documents internes ou des documents publics.
Comment les modifier Il est difficile et coûteux de modifier les statuts. Les modifications doivent être approuvées par les deux tiers des membres qui votent à une assemblée des membres. Vous devez payer des frais pour le dépôt des modifications auprès de ServiceOntario. Si vous êtes un organisme de bienfaisance, le Tuteur et curateur public de l’Ontario et l’Agence du revenu du Canada doivent aussi approuver les modifications. La modification de vos statuts pourrait mettre en péril votre statut d’organisme de bienfaisance. Il est plus facile et moins coûteux de modifier les règlements administratifs que de modifier les statuts. Une majorité des membres votant à une assemblée des membres peut approuver les modifications, et vous n’avez pas besoin de les soumettre à l’approbation d’organismes externes. Vos administrateurs peuvent aussi modifier vos règlements administratifs et faire ratifier les modifications par les membres à une date ultérieure, sauf disposition contraire de vos règlements administratifs. Votre conseil d’administration ou le personnel de la haute direction élabore vos politiques et peut les modifier à sa seule discrétion.

Que contiennent les règlements administratifs?

Vos règlements administratifs doivent comprendre une règle relative aux conditions d’adhésion à votre organisation et peuvent comprendre des règles sur les questions suivantes :

  • les rôles et responsabilités des membres;
  • l’élection et les mandats des administrateurs;
  • la nomination et les responsabilités des dirigeants;
  • les procédures relatives aux réunions et assemblées;
  • les finances;
  • les exigences relatives aux avis de convocation des réunions du conseil d’administration et des assemblées des membres;
  • l’adoption et la modification des règlements administratifs.

Dans quelle mesure les règlements administratifs devraient-ils être détaillés?

La plupart des organisations sans but lucratif ont désormais de longs règlements administratifs. La loi actuelle, soit la Loi sur les personnes morales (LPM) de l’Ontario, est très générale, de sorte que les organisations sans but lucratif doivent prévoir l’ensemble des pouvoirs et des règles dans leurs règlements administratifs. Comme la LOSBL prévoit des règles détaillées, les règlements administratifs n’ont pas à être aussi détaillés qu’avant.

Des règlements administratifs simples sont plus faciles à élaborer et risquent moins d’être incompatibles avec les règles déjà prévues par la LOSBL.

Par contre, des règlements administratifs plus détaillés permettent de conserver toutes les règles à un seul endroit. Cela pourrait vous faire économiser du temps par la suite, lorsque vous devez trouver et appliquer une règle.

Comment rédiger les règlements administratifs?

Le ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs (MSC) a créé un modèle de règlement administratif sur lequel vous pouvez vous fonder pour élaborer vos règlements administratifs.

Que vous soyez une nouvelle organisation ou une organisation existante, vous n’êtes pas tenu(e) d’adopter tel quel le modèle de règlement administratif. Pourvu que vous vous conformiez aux règles énoncées dans la LOSBL, vous pouvez :

  • créer de toutes pièces votre propre règlement administratif;
  • modifier votre règlement administratif existant;
  • modifier le modèle de règlement administratif.

Pour rédiger vos règlements administratifs en vous fondant sur le modèle du MSC, utilisez la ressource du modèle de règlement administratif avec options.

Révision : 2020-07-05