Dépôts auprès du gouvernement
Chaque organisation sans but lucratif (OSBL) est tenue de maintenir son statut de personne morale auprès du gouvernement de l’Ontario.
La présente page indique les formulaires que les OSBL doivent déposer auprès du gouvernement pour conserver leur statut de personne morale et la manière de les déposer au moyen du Registre des entreprises de l’Ontario (REO).
Certains formulaires doivent être déposés chaque année; d’autres doivent l’être en cas de changement touchant des personnes ou des aspects de l’organisation.
La présente page indique également les formulaires qui doivent être déposés auprès de l’Agence du revenu du Canada (ARC).
Si votre organisation a été constituée en personne morale avant la proclamation de la LOSBL le 19 octobre 2021, il se peut que vos statuts ou vos règlements administratifs ne soient pas conformes aux règles exposées ci dessous. Vous avez jusqu’au 18 octobre 2024 pour adapter vos documents aux nouvelles règles. D’ici là, les règles prévues dans vos statuts et vos règlements administratifs demeurent valides, dans la mesure où elles étaient valides avant l’entrée en vigueur de la LOSBL.
Vous devez déposer les renseignements suivants auprès du gouvernement de l’Ontario :
- un avis de modification, en cas de changement apporté aux éléments suivants de votre OSBL :
- adresse enregistrée
- administrateurs
- dirigeants
- un rapport annuel par une personne morale
- des statuts de modification en cas de changement de vos statuts constitutifs. Vous trouverez de plus amples renseignements sur le dépôt des statuts de modification ici.
En Ontario, sauf si vous êtes un organisme de bienfaisance, vous n’avez pas besoin de signaler les changements apportés à vos règlements administratifs.
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Les organismes de bienfaisance enregistrés doivent déposer leurs nouveaux règlements administratifs ou leurs règlements administratifs mis à jour auprès de l’Agence du revenu du Canada une fois qu’ils ont été approuvés par le conseil d’administration et confirmés par leurs membres. |
Vous devez déposer les renseignements suivants auprès de l’Agence du revenu du Canada (ARC)
Sauf si vous êtes un organisme de bienfaisance enregistré, vous devez déposer chaque année une Déclaration de revenus des sociétés T2 auprès de l’ARC. Vous pourriez aussi être tenu de déposer une Déclaration de renseignements des organismes sans but lucratif T1044 si vous répondez à certains critères.
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Les organismes de bienfaisance enregistrés doivent déposer chaque année une Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés T3010. |
Qu’est-ce qu’un avis de modification?
Un avis de modification est une mise à jour apportée au dossier public qui concerne d’importants changements au sein d’une OSBL.
Vous devez déposer un avis de modification si vous modifiez les éléments suivants de votre organisation :
- adresse enregistrée
- administrateurs
- dirigeants
Vous n’avez pas besoin de remplir tout le formulaire, mais seulement les parties qui doivent être mises à jour.
Les changements touchant vos administrateurs et dirigeants doivent être signalés au gouvernement de l’Ontario dans un délai de 15 jours.
Par exemple, vous devez signaler l’élection d’un administrateur ou d’un dirigeant, sa nomination par le conseil d’administration ou sa démission.
Vous pouvez déposer ce formulaire vous-même en ligne au moyen du REO ou par la poste. Sinon, vous pouvez recourir à un fournisseur autorisé pour qu’il le dépose pour vous.
Pour envoyer votre avis de modification par la poste, imprimez et remplissez ce formulaire et envoyez-le à l’adresse indiquée sur le formulaire.
Vous devez tout d’abord avoir accès au REO. Si vous n’y avez pas accès, cette page explique comment le faire.
*Note : le libellé des instructions officielles du REO peut différer de celui des instructions qui figurent ci dessus.
Étape 1 : Connectez-vous à votre compte Mon Ontario.
Étape 2 : Choisissez le profil de votre organisation sans but lucratif.
Étape 3 : Sélectionnez « Effectuer des modifications ».
Étape 4 : Sélectionnez « Avis de modification ».
Étape 5 : Fournissez les coordonnées. Cliquez sur « Continuer ».
Étape 6 : Inscrivez l’activité principale de l’organisation.
L’activité principale est indiquée dans votre Déclaration de revenus des sociétés T2.
Étape 7 : Saisissez l’adresse de courriel officielle de l’organisation sans but lucratif.
Certaines OSBL utilisent comme adresse de courriel officielle l’adresse de la personne autorisée à effectuer des modifications au nom de l’organisation.
Étape 8 : Apportez des modifications à l’adresse commerciale enregistrée.
Si votre adresse commerciale enregistrée n’a fait l’objet d’aucun changement, cliquez sur « Sauvegarder et continuer ». Si vous devez la mettre à jour :
- Cliquez sur le bouton vous permettant de modifier l’adresse commerciale enregistrée.
- Sélectionnez le bouton vous permettant de saisir l’adresse manuellement.
- Suivez les instructions sur la page suivante pour entrer la nouvelle adresse.
- Cliquez sur « Terminé ».
Étape 9 : Apportez des modifications aux administrateurs et dirigeants.
Si aucune modification n’est apportée aux administrateurs, cliquez sur « Sauvegarder et continuer ».
Si vous ajoutez des administrateurs qui viennent d’être élus ou nommés, cliquez sur le bouton vous permettant de le faire et suivez les instructions données pour remplir la case.
La « date d’élection » est la date à laquelle l’administrateur a été : (i) élu par les membres ou (ii) nommé soit par les administrateurs, soit par les membres. Cliquez sur « Terminé ».
Si vous supprimez le nom d’un administrateur qui a démissionné ou cessé d’agir comme administrateur pour une autre raison, trouvez le nom dans la liste et saisissez ensuite la date à laquelle il a cessé ses fonctions.
Cliquez sur « Terminé ».
Cliquez sur « Sauvegarder et continuer ».
Vous serez alors dirigé vers la section des dirigeants. Vous pourrez ajouter et supprimer le nom de dirigeants de la même manière que pour les administrateurs.
Cliquez sur « Sauvegarder et continuer »lorsque vous aurez terminé.
Étape 10 : Certification.
C’est ici que vous indiquez qui certifie le dépôt.
La personne qui certifie le dépôt confirme que les renseignements déposés sont véridiques.
Si cette personne est un administrateur ou un dirigeant, sélectionnez son nom à partir de la liste déroulante fournie.
Si la personne qui certifie le dépôt est un employé, comme le directeur général, sélectionnez cette option et entrez le nom de la personne. Cochez ensuite la case correspondant à la déclaration mentionnant que cette personne a certifié que tous les renseignements contenus dans le dépôt sont véridiques, exacts et complets.
Cliquez sur « Sauvegarder et continuer ».
Étape 11 : Révision.
Révisez les renseignements que vous avez saisis pour vous assurer qu’ils sont exacts. Cliquez sur le bouton vous permettant de générer un document PDF pour obtenir un document contenant les renseignements que vous êtes sur le point de déposer.
Le nom de la personne qui certifie le dépôt apparaît à côté de la case à cocher indiquant que la personne soussignée confirme que les renseignements soumis sont exacts.
Cliquez sur le bouton « Soumettre ».
Qu’est-ce qu’un rapport annuel par une personne morale?
Un rapport annuel par une personne morale est un formulaire que votre OSBL doit déposer auprès du gouvernement de l’Ontario chaque année.
Voici certains des renseignements qui doivent y figurer :
- des renseignements d’ordre administratif, tels que votre nom et votre adresse de courriel. Le public n’a pas accès à ces renseignements;
- le nom des nouveaux administrateurs ou dirigeants ainsi que la date de leur élection ou de leur nomination.
- la date de fin de mandat de tout directeur ou dirigeant (le formulaire utilise le terme « date de cessation » qui désigne la date à laquelle un administrateur ou un dirigeant a arrêté d’exercer ses fonctions à ce titre).
- le nom et l’adresse de la personne qui confirme l’exactitude des renseignements que vous fournissez.
La plupart des renseignements du formulaire sont ceux que vous inscrivez dans un avis de modification.
Pourvu que le délai de 15 jours soit respecté, vous pouvez utiliser votre rapport annuel pour mettre à jour des renseignements qui doivent habituellement figurer dans un avis de modification. Par exemple, supposons que vous prévoyez de déposer votre rapport annuel le 30 septembre et que le 20 septembre, un administrateur démissionne. Vous n’avez pas besoin de déposer un avis de modification; vous pouvez indiquer ce changement dans votre rapport annuel.
Si vous ne déposez pas vos rapports annuels pour une personne morale, le gouvernement de l’Ontario peut dissoudre votre OSBL ou lui faire cesser ses activités.
Vous pouvez déposer le rapport vous-même en ligne au moyen du Registre des entreprises de l’Ontario ou l’envoyer par la poste. Sinon, vous pouvez faire appel à un fournisseur autorisé.
Pour envoyer votre rapport annuel par la poste, imprimez et remplissez ce formulaire et envoyez-le à l’adresse y figurant.
Le rapport annuel pour une personne morale n’est pas une déclaration de revenus. Vous devez quand même préparer les états financiers de votre organisation et déposer une déclaration de revenus séparément.
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Les organismes de bienfaisance enregistrés doivent maintenir leur statut d’organisme de bienfaisance pour conserver celui ci. Si le gouvernement de l’Ontario dissout votre OSBL parce que vous n’avez pas déposé votre rapport annuel, vous perdez votre statut d’organisme de bienfaisance. Dans un tel cas, l’Agence du revenu du Canada peut révoquer ce statut. |
*Note : le libellé des instructions officielles du REO peut différer de celui des instructions qui figurent ci dessus.
Vous devez tout d’abord avoir accès au Registre des entreprises de l’Ontario. Si vous n’y avez pas accès, cette page explique comment le faire.
Étape 1 : Connectez-vous à votre compte Mon Ontario.
Étape 2 : Cliquez sur l’onglet « Dépôts » pour voir si les rapports annuels de votre OSBL sont à jour S’ils ne le sont pas, vous devez déposer les rapports annuels des années précédentes.
Étape 3 : Remplissez la page des coordonnées.
Étape 4 : Sélectionnez l’année pour laquelle vous déposez le rapport annuel.
Étape 5 : Apportez les changements nécessaires aux onglets qui doivent être mis à jour, soit ceux relatifs aux administrateurs, aux dirigeants ou à l’adresse commerciale enregistrée.
Étape 6 : Sélectionnez « Certification » : remplissez l’onglet de certification et générez un document PDF pour vos dossiers.
Étape 7 : Cliquez sur « Soumettre ».
Vous recevrez un courriel lorsque le rapport sera traité par le gouvernement de l’Ontario.
Tenue de dossiers : avis de modification, rapport annuel et déclarations de revenus.
Non. Vous pouvez déposer l’avis de modification de trois façons :
- passer par le REO (voir ci-dessus);
- faire appel à un fournisseur de servicesautorisé;
- remplir un formulaire et l’envoyer par la poste au gouvernement de l’Ontario.
Pour mettre à jour les renseignements dans un rapport à envoyer par la poste : imprimez et remplissez ce formulaire et envoyez-le par la poste à l’adresse y étant indiquée.
Cependant, le gouvernement de l’Ontario vous recommande de commander votre rapport de profil avant d’effectuer un dépôt par la poste. Ainsi, vous saurez quels sont les renseignements sur votre OSBL dont le gouvernement dispose déjà.
Il est important de connaître ces renseignements, car si certains des renseignements que vous inscrivez dans le formulaire ne correspondent pas à ceux que possède le gouvernement, cela peut entraîner des problèmes. Par exemple, le gouvernement pourrait créer un dossier en double pour le même administrateur ou dirigeant. Un tel problème peut être long et difficile à régler.
Le gouvernement n’exige aucuns frais pour le dépôt d’un avis de modification ou d’un rapport annuel en ligne.
Si vous envoyez les formulaires par la poste, il ne vous en coûte que les frais d’affranchissement.
Si vous faites appel à un fournisseur autorisé, les frais seront ceux qu’il exige.
Il est important d’informer le gouvernement des changements survenus au sein de votre organisation sans but lucratif.
Consultez le REO pour trouver la dernière année pour laquelle votre OSBL a déposé un rapport annuel. Vous pouvez trouver ces renseignements dans la section « Dépôts » du site Web.
Le REO vous permet d’effectuer un dépôt pour une seule année à la fois. Par conséquent, si vous voulez déposer des rapports annuels pour plusieurs années à la fois, vous devez les envoyer par la poste.
Cependant, le gouvernement de l’Ontario vous recommande de commander votre rapport de profil avant d’effectuer un dépôt par la poste. Ainsi, vous saurez quels sont les renseignements sur votre OSBL dont le gouvernement dispose déjà.
Il est important de connaître ces renseignements, car si certains des renseignements que vous inscrivez dans le formulaire ne correspondent pas à ceux que possède le gouvernement, cela peut entraîner des problèmes. Par exemple, le gouvernement pourrait créer un dossier en double pour le même administrateur ou dirigeant. Un tel problème peut être long et difficile à régler.
Il est important de suivre les règles énoncées par la LOSBL et de maintenir votre statut d’organisme.
Si vos renseignements ne sont pas à jour, vous ne pouvez intenter une action en justice.
Le gouvernement peut également imposer des amendes à un administrateur. Cependant, il ne le fait que rarement.
Toutes les organisations sans but lucratif en Ontario, sauf les organismes de bienfaisance enregistrés, doivent déposer une Déclaration de revenus des sociétés T2 auprès du gouvernement fédéral. Même si votre OSBL est exemptée ou dispensée de payer l’impôt fédéral sur le revenu, vous devez quand même déposer une déclaration de revenus chaque année.
Certaines OSBL doivent également déposer une Déclaration de renseignements des organismes sans but lucratif T1044 auprès de l’Agence du revenu du Canada.
Il se peut que les OSBL doivent payer certains impôts, comme l’impôt foncier municipal. Songez à obtenir des conseils auprès d’un fiscaliste qui possède de l’expérience en droit des organisations sans but lucratif.
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Les organismes de bienfaisance enregistrés doivent déposer une Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés T3010 chaque année. |
Si vous n’avez pas produit de déclaration de revenus depuis quelques années, vous pourriez communiquer avec un avocat ou un comptable qui possède de l’expérience en droit des organisations sans but lucratif pour obtenir de l’aide.
Selon la LOSBL, l’adresse de votre organisation doit être une adresse réelle en Ontario. De plus, elle doit être enregistrée dans le Registre des entreprises de l’Ontario. Une case postale is n’est pas considérée comme une adresse valide.
Pour obtenir de plus amples renseignements, visitez cette page.
Révision : 2024-07-04