Réunions du conseil d’administration et assemblées des membres tenues par voie électronique
La présente page vous indique ce que la Loi de 2010 sur les organisations sans but lucratif (LOSBL) de l’Ontario prévoit au sujet des réunions du conseil d’administration et des assemblées des membres qui sont tenues par voie électronique. Les réunions et assemblées électroniques sont tenues en ligne ou par téléphone; elles peuvent aussi être hybrides. Si la réunion ou l’assemblée est hybride, il est possible d’y participer en personne ainsi que par un deuxième moyen, soit en ligne ou par téléphone.
Si votre organisation a été constituée en personne morale avant le 19 octobre 2021, il se peut que vos statuts ou vos règlements administratifs ne soient pas conformes aux règles exposées ci dessous. Vous avez jusqu’au 18 octobre 2024 pour réviser et mettre à jour vos statuts ou vos règlements administratifs et les déposer auprès du gouvernement de l’Ontario. D’ici là, les règles prévues dans vos documents demeurent valides, dans la mesure où elles étaient valides avant l’entrée en vigueur de la LOSBL.
Réunions et assemblées par voie électronique
Vous pouvez désormais tenir des réunions et des assemblées en ligne ou par téléphone, ou encore, les tenir de façon hybride, sauf si vos statuts ou vos règlements administratifs l’interdisent.
Pour qu’une réunion ou une assemblée électronique soit valide, toutes les personnes qui y assistent doivent disposer d’un moyen de communiquer les unes avec les autres, par exemple, parler et entendre ce qui se dit ou clavarder en direct les unes avec les autres durant la réunion ou l’assemblée.
Si vous comptez tenir une réunion ou une assemblée par voie électronique, votre avis de convocation doit indiquer aux membres comment :
- se joindre à la réunion ou à l’assemblée et y participer;
- voter, si un vote aura lieu.
Oui, sauf si vos statuts ou vos règlements administratifs vous interdisent de le faire (articles 34 et 53).
Si les membres doivent voter par voie électronique, vous devez vous assurer que seuls les membres habiles à voter peuvent voter à la réunion ou à l’assemblée. Vous devez également vous assurer que leur vote est sécurisé et secret, si vos statuts ou vos règlements administratifs l’exigent.
Oui, sauf si vos statuts ou vos règlements administratifs vous interdisent de le faire (article 34).
La LOSBL prévoit que, si vous tenez une réunion par voie électronique, la technologie que vous utilisez doit permettre à toutes les personnes qui y assistent de communiquer les unes avec les autres durant la réunion.
Non. La LOSBL précise que vous ne pouvez pas tenir de réunion ou d’assemblée par courriel.
En vertu du paragraphe (article 34) de la LOSBL, toutes les personnes qui assistent à une réunion ou une assemblée doivent pouvoir communiquer les unes avec les autres de façon instantanée.
Or, le courriel ne le permet pas.
Non. Les membres et les administrateurs ne peuvent voter que :
- soit par l’adoption d’une résolution lors d’une réunion ou d’une assemblée tenue en personne ou par voie électronique;
- soit par la signature d’une résolution écrite.
Une résolution écrite n’est valide que si toutes les personnes habiles à voter sur celle-ci la signent. Par conséquent, une résolution écrite nécessiterait la signature de tous les administrateurs qui auraient pu voter à une réunion du conseil d’administration, dans le cas d’une résolution du conseil, ou de tous les membres qui auraient pu voter à une assemblée des membres, dans le cas d’une résolution des membres.
En outre, si la résolution est jointe à un courriel, elle doit quand même être signée physiquement ou électroniquement par tous les administrateurs ou membres pour être légalement valide.
Révision : 2024-07-22