Assemblées des membres

Oui.
Les assemblées des membres qui ont lieu en personne doivent se tenir en Ontario. Cependant, elles peuvent se tenir ailleurs si, selon le cas :

• les statuts de votre organisation sans but lucratif le permettent;
• tous les membres habiles à voter à l’assemblée conviennent de tenir celle-ci dans un lieu précis à l’extérieur de l’Ontario.

Si vos règlements administratifs ne prévoient pas le lieu des assemblées des membres, les administrateurs peuvent le choisir (article 53).

Oui. Pour en savoir davantage, cliquez sur ce lien.

Oui. Vous devez traiter des questions suivantes à votre AGA (article 55):

• vos états financiers – les membres peuvent poser des questions au sujet de vos états financiers mais n’ont pas besoin de les approuver
• le rapport de mission de vérification ou d’examen, s’il y a lieu
• toute résolution visant à renoncer à une vérification ou à la remplacer par une mission d’examen
• l’élection des administrateurs, s’il y a lieu
• la nomination du vérificateur ou de la personne chargée d’effectuer une mission d’examen, ou le renouvellement du mandat de l’un ou de l’autre.

Oui. Pour en savoir davantage, cliquez sur ce lien.

En plus de l’avis de convocation de l’assemblée, vous devez remettre aux membres le libellé exact de toute résolution extraordinaire qui fera l’objet d’un vote à l’assemblée. Vous devez également leur donner suffisamment de renseignements sur toute résolution sur laquelle ils seront appelés à voter, afin qu’ils puissent décider de la façon dont ils veulent exercer leur droit de vote (article 55).

Au moins cinq jours avant l’assemblée annuelle, vous devez aussi remettre aux membres vos états financiers ou un résumé de ceux-ci (article 84).

La LOSBL prévoit que les membres ont le droit de recevoir un avis odes points sur lesquels ils seront appelés à voter à l’assemblée.

Les membres sont également autorisés à soumettre les propositions qu’ils aimeraient voir ajouter à l’ordre du jour; ils doivent suivre les règles de la LOSBL à ce sujet.

Afin que le conseil d’administration soit tenu de les ajouter à l’ordre du jour, les propositions des membres doivent être envoyées au moins 60 jours avant l’assemblée; ainsi, le conseil aura le temps de voir si elles répondent à toutes les exigences prévues par la loi pour être soumises aux membres avant la date la plus rapprochée à laquelle le conseil pourrait envoyer un avis.

La LOSBL n’indique pas si un membre peut soumettre une proposition lors d’une assemblée des membres sans en donner avis avant l’assemblée. Lorsqu’une proposition ou une question est soulevée durant une assemblée, il s’agit d’une « motion séance tenante ».

Si une motion séance tenante soulève une question importante faisant l’objet d’un vote, il se peut que les membres absents de l’assemblée puissent la contester ultérieurement, parce qu’ils n’ont pas reçu d’avis indiquant que la question serait abordée à l’assemblée.

Les membres doivent recevoir un avis au moins 10 jours – mais pas plus de 50 jours – avant la tenue d’une assemblée (article 55).

L’avis officiel de convocation d’une assemblée des membres doit contenir les renseignements suivants :

• le type d’assemblée, par exemple, en personne ou par voie électronique;
• la date et l’heure de l’assemblée;
• l’ordre du jour indiquant les questions qui seront abordées.

L’avis de convocation d’une assemblée en personne doit indiquer le lieu de l’assemblée.

De plus, l’avis de convocation d’une assemblée électronique doit préciser comment une personne peut avoir accès à l’assemblée et s’y exprimer. Si la personne doit voter à l’assemblée, l’avis doit aussi indiquer comment elle peut le faire.

Vous devez respecter ce que prévoient vos statuts ou vos règlements administratifs sur la manière de remettre aux membres les avis de convocation (article 196).

Si vos statuts ou vos règlements administratifs sont silencieux sur cette question, vous pouvez remettre l’avis de l’une des façons suivantes :

• en personne,
• par courrier affranchi à la dernière adresse du membre qui figure aux dossiers de l’organisation,
• par voie électronique.

Vous devez envoyer les avis de convocation à toutes les personnes physiques ou organisations suivantes
(article 55) :

• tous les membres ayant droit de vote
• les autres membres qui ont le droit de recevoir l’avis de convocation à une assemblée conformément à vos statuts et à vos règlements administratifs
• tous les administrateurs
• votre vérificateur ou la personne qui effectue un examen financier, si vous en faites un.

Votre organisation sans but lucratif peut fixer une « date de référence » pour déterminer quels membres ont le droit d’assister à votre prochaine assemblée des membres. Par exemple, votre date de référence peut être fixée à trois semaines avant la tenue d’une assemblée des membres. Cela signifie que toute personne qui devient membre dans les trois semaines qui précèdent immédiatement l’assemblée ne reçoit pas d’avis de convocation et ne peut pas assister à l’assemblée (article 54).

Votre date de référence peut être fixée dans vos statuts ou vos règlements administratifs. Sinon, il arrive souvent que le conseil d’administration adopte une résolution pour décider des dates de référence. Vous pouvez aussi décider d’une date de référence par l’adoption d’une résolution des membres.

Non.
Pour qu’une assemblée des membres soit tenue sans qu’un avis de convocation soit envoyé à tous les membres ayant le droit d’en recevoir un, tous les membres ayant le droit à l’avis doivent être présents et accepter que l’assemblée soit tenue.

Si les membres ne reçoivent pas tous un avis officiel de convocation et que certains d’entre eux sont absents, l’assemblée ne peut servir à traiter d’affaires officielles. Toute résolution adoptée à l’assemblée ne sera pas valide.

Sauf indication contraire de vos règlements administratifs, les membres peuvent se rencontrer en petits groupes pour discuter d’affaires sans donner d’avis à tous les membres. Cependant, ils ne peuvent pas adopter de résolutions.

Selon la LOSBL, les membres ont le droit de renoncer à l’avis de convocation d’une assemblée en particulier ou peuvent choisir de ne pas le recevoir. S’ils choisissent de ne pas le recevoir, ils ne connaîtront pas le lieu de l’assemblée et ne recevront pas de documents s’y rapportant.

Si un membre ne renonce pas à son droit à un avis et assiste à l’assemblée des membres pour laquelle il n’a pas reçu d’avis, il est réputé avoir renoncé à son droit à un avis, , sauf s’il s’oppose expressément aux délibérations et n’y participe pas d’une autre manière (article34).

e membre qui n’a pas renoncé à son droit à un avis peut prendre connaissance d’une autre manière d’une assemblée des membres pour laquelle il n’a pas reçu d’avis. Si ce membre veut s’opposer à la tenue de l’assemblée, il doit :

• assister à l’assemblée et déclarer qu’il s’oppose à ce qu’elle soit tenue;
• s’abstenir de participer à l’assemblée d’une autre manière.

S’il suit cette démarche, il peut alors s’opposer à toute résolution adoptée lors de l’assemblée.

S’il ne déclare pas qu’il s’oppose à la tenue de l’assemblée, ou s’il y participe d’une autre manière, il est réputé avoir renoncé à son droit à un avis. Dans un tel cas, il ne pourra pas s’opposer aux résolutions adoptées lors de l’assemblée (article34).

Oui. Dans certaines situations, les membres peuvent convoquer une assemblée extraordinaire des membres.

Cependant, la LOSBL a établi des règles qu’ils doivent suivre s’ils veulent en convoquer une.

Selon la LOSBL, un membre peut demander aux administrateurs de convoquer une assemblée extraordinaire si les membres qui détiennent au moins 10 % des voix pouvant être exprimées à cette assemblée y consentent. Une telle demande est possible avec moins de 10 % des voix si les règlements administratifs le permettent.

Si les membres détiennent ces voix, ils doivent également envoyer une demande écrite aux administrateurs, qui doit :

• être signée par les membres qui détiennent 10 % des voix à l’assemblée, ou le pourcentage inférieur que prévoient les règlements administratifs;
• indiquer la raison de l’assemblée et énoncer les affaires qui y seront traitées;
• être envoyée à chaque administrateur et être envoyée par la poste à l’adresse de l’organisation sans but lucratif.

La LOSBL a aussi établi des règles qui prévoient quand le conseil d’administration peut refuser de convoquer une assemblée extraordinaire demandée par les membres.

Il peut s’agir d’une situation très compliquée et vous pourriez juger bon d’obtenir des conseils juridiques.

Les membres ne peuvent pas demander la convocation d’autres types , d’assemblées ou de réunions, comme les réunions du conseil d’administration, les réunions des comités ou les réunions des comités de membres, sauf indication contraire de vos statuts ou de vos règlements administratifs.

Habituellement, les membres convoquent une assemblée extraordinaire des membres des membres surtout pour les raisons suivantes :

• le conseil d’administration n’a pas convoqué d’assemblée générale annuelle (AGA) dans le délai prévu par la LOSBL;
• pour élire un plus grand nombre d’administrateurs au conseil au motif que le nombre d’administrateurs est passé en dessous du nombre minimal requis pour qu’il y ait quorum, de sorte que le conseil ne peut traiter d’aucune affaire.

Les membres peuvent également demander au conseil de convoquer une assemblée pour toute raison se rapportant à l’OSBL, par exemple si celle-ci n’a pas nommé de vérificateur.

Si le conseil d’administration ne convoque pas d’assemblée dans les 21 jours de la réception d’une demande écrite alors qu’il est tenu de le faire, tout membre votant peut alors convoquer une assemblée des membres.

L’avis doit contenir suffisamment de renseignements au sujet de toute résolution sur laquelle les membres seront appelés à voter, afin que ces derniers puissent décider de la façon dont ils aimeraient exercer leur droit de vote.

Si une question est simple, il n’est peut-être pas nécessaire que l’avis soit très détaillé.

Si une question est complexe, il se peut que l’avis doive contenir beaucoup de détails et qu’il soit accompagné de documents à l’appui.

Dans l’avis, il est utile de reprendre les mots exacts de la résolution qui fera l’objet du vote.

La LOSBL prévoit que les membres peuvent convoquer une assemblée extraordinaire des membres à certaines conditions.
Cependant, elle précise également que le conseil d’administration peut refuser de la convoquer si :

● le conseil a déjà fixé la date de la prochaine assemblée des membres;
● la raison de l’assemblée est personnelle à l’un des membres, par exemple, un membre demande qu’elle soit tenue pour des raisons de marketing ou pour une plainte personnelle;
● la question ne relève pas des attributions de l’OSBL;
● la question a déjà fait l’objet d’un vote et a été rejetée au cours des deux dernières années.

Le conseil d’administration ne peut refuser de convoquer une assemblée des membres pour le simple motif qu’il n’approuve pas la raison de la convocation ou que l’assemblée est inopportune.

Si le conseil refuse de convoquer une assemblée des membres, il doit expliquer son refus
par écrit aux membres ayant demandé la tenue de l’assemblée.

Les raisons pour lesquelles des membres demandent la tenue d’une assemblée extraordinaire peuvent être très complexes et il se peut que les membres ne soient pas d’accord sur la démarche à suivre.

Dans de tels cas, il vaut peut-être mieux d’obtenir des conseils juridiques.