{"id":2449,"date":"2018-01-19T12:51:58","date_gmt":"2018-01-19T17:51:58","guid":{"rendered":"http:\/\/nonprofitlaw.cleo.on.ca\/?page_id=2449"},"modified":"2024-07-11T13:15:43","modified_gmt":"2024-07-11T17:15:43","slug":"dossiers-et-proces-verbaux","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/nonprofitlaw.cleo.on.ca\/fr\/garder-votre-statut\/dossiers-et-proces-verbaux\/","title":{"rendered":"Dossiers et proc\u00e8s-verbaux"},"content":{"rendered":"<p>La Loi de l\u2019imp\u00f4t sur le revenu et la Loi sur les personnes morales de l\u2019Ontario obligent les organisations sans but lucratif \u00e0 conserver des dossiers. Si vous manquez \u00e0 cette obligation, vous pourriez perdre votre statut d\u2019organisation sans but lucratif ou d\u2019organisme de bienfaisance. La pr\u00e9sente page vous indique quels dossiers vous devez conserver, o\u00f9 vous devez les conserver et pendant combien de temps. Les ressources ne sont pas \u00e0 jour en ce qui concerne <a href=\"https:\/\/nonprofitlaw.cleo.on.ca\/current-law\/how-do-we-find-our-nonprofits-current-status\/\">les organisations sans but lucratif f\u00e9d\u00e9rales<\/a>.<\/p>\n<p><strong>Avertissement <\/strong>: Les pr\u00e9sents renseignements ne sont pas exhaustifs. Il existe d\u2019autres dispositions l\u00e9gislatives qui obligent certaines organisations sans but lucratif et certains organismes de bienfaisance \u00e0 conserver des dossiers suppl\u00e9mentaires. Par exemple, <a href=\"http:\/\/www.torkinmanes.com\/docs\/default-source\/publications\/articles\/december-2016-obca-nfp-\">les organisations sans but lucratif qui sont des propri\u00e9taires fonciers<\/a> doivent conserver des dossiers particuliers. Pour en apprendre plus sur ces dossiers et d\u2019autres exigences relatives \u00e0 la conservation des dossiers, <a href=\"https:\/\/nonprofitlaw.cleo.on.ca\/fr\/assistance-juridique\/\">adressez\u2011vous \u00e0 un avocat<\/a>.<\/p>\n<p style=\"color: #484fa2; font-size: 19px; line-height: 200%; font-weight: bold;\">Dossiers<\/p>\n<p>Vous devrez conserver diff\u00e9rents types de dossiers se rapportant aux activit\u00e9s et \u00e0 la structure de votre organisation sans but lucratif (OSBL). La LOSBL exige de conserver certains types de dossiers, mais vous devez aussi garder d\u2019autres dossiers, dont ceux des administrateurs, des dirigeants et des membres, et les documents financiers.<\/p>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion wc-shortcodes-item wc-shortcodes-accordion-collapse wc-shortcodes-accordion-layout-box\" data-behavior=\"autoclose\" data-start-state=\"collapse\">\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-trigger \"><a href=\"#\">Dossiers que vous devez conserver en vertu de la LOSBL<\/a><\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content-wrapper\">\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content wc-shortcodes-content\">\n<p>La LOSBL exige que les organisations sans but lucratif de l\u2019Ontario conservent les dossiers suivants :<\/p>\n<ul>\n<li><strong>les statuts et r\u00e8glements administratifs de votre OSBL<\/strong>, ainsi que les modifications que vous y avez apport\u00e9es;<\/li>\n<li><strong>les proc\u00e8s-verbaux<\/strong> des assembl\u00e9es des membres et des r\u00e9unions du conseil d\u2019administration, ainsi que des r\u00e9unions d\u2019un comit\u00e9 de membres ou d\u2019administrateurs;<\/li>\n<li><strong>le texte des r\u00e9solutions<\/strong> adopt\u00e9es lors des assembl\u00e9es des membres et des r\u00e9unions du conseil d\u2019administration, ainsi que lors des r\u00e9unions d\u2019un comit\u00e9 de membres ou d\u2019administrateurs;<\/li>\n<li><strong>la renonciation ou le consentement des administrateurs ou des membres<\/strong> \u00e0 recevoir les avis de r\u00e9union ou d\u2019assembl\u00e9e en retard ou de ne pas les recevoir;<\/li>\n<li><strong>le registre de tout bien-fonds<\/strong> que poss\u00e8de l\u2019OSBL en Ontario;<\/li>\n<li><strong>les conflits d\u2019int\u00e9r\u00eats des administrateurs ou des dirigeants<\/strong> qu\u2019ils ont port\u00e9s \u00e0 la connaissance du conseil d\u2019administration;<\/li>\n<li><strong>le consentement des membres, cr\u00e9anciers et porteurs de titres d\u2019emprunt \u00e0 dissoudre<\/strong> l\u2019OSBL.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-trigger \"><a href=\"#\">Dossiers des administrateurs et des dirigeants<\/a><\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content-wrapper\">\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content wc-shortcodes-content\">\n<p><strong>Vous devez conserver :<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>un <strong>registre des administrateurs<\/strong> comprenant les renseignements suivants :\n<ul>\n<li><strong>administrateurs actuels<\/strong> : leurs nom, date d\u2019entr\u00e9e en fonctions et adresse aux fins de signification, ainsi que leur adresse de courriel s\u2019ils ont convenu de recevoir les documents par voie \u00e9lectronique;<\/li>\n<li><strong>anciens administrateurs (au cours des six derni\u00e8res ann\u00e9es)<\/strong> : leurs nom, date d\u2019entr\u00e9e en fonctions et date de cessation des fonctions;<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><strong>le vote de l\u2019administrateur contre une r\u00e9solution<\/strong> lors d\u2019une r\u00e9union du conseil d\u2019administration ou d\u2019un comit\u00e9, ainsi que les raisons de ce vote;<\/li>\n<li><strong>un registre des dirigeants<\/strong> comprenant les renseignements suivants :\n<ul>\n<li><strong>dirigeants actuels<\/strong> : leurs nom, date d\u2019entr\u00e9e en fonctions et adresse aux fins de signification, ainsi que leur adresse de courriel s\u2019ils ont convenu de recevoir les documents par voie \u00e9lectronique;<\/li>\n<li><strong>anciens dirigeants (au cours des six derni\u00e8res ann\u00e9es)<\/strong> : leurs nom, date d\u2019entr\u00e9e en fonctions et date de cessation des fonctions.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-trigger \"><a href=\"#\">Dossiers des membres<\/a><\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content-wrapper\">\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content wc-shortcodes-content\">\n<p><strong>Vous devez conserver :<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li><strong>un registre des membres comprenant les renseignements suivants<\/strong> :\n<ul>\n<li><strong>membres actuels<\/strong> : leurs nom, date d\u2019entr\u00e9e en fonctions et adresse aux fins de signification, ainsi que leur adresse de courriel s\u2019ils ont convenu de recevoir des documents par voie \u00e9lectronique, de m\u00eame que leur cat\u00e9gorie de membres si vous avez plusieurs cat\u00e9gories;<\/li>\n<li><strong>anciens membres (au cours des six derni\u00e8res ann\u00e9es)<\/strong> : leurs nom, date d\u2019entr\u00e9e en fonctions et date de cessation des fonctions, ainsi que leur cat\u00e9gorie de membres si vous avez plusieurs cat\u00e9gories de membres;<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><strong>le vote du membre contre certains changements fondamentaux<\/strong> comme la vente des actifs de l\u2019OSBL, ainsi que la question de savoir si celle-ci lui a offert un remboursement pour son adh\u00e9sion et s\u2019il a accept\u00e9 ce remboursement;<br \/>\no<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-trigger \"><a href=\"#\">Documents financiers<\/a><\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content-wrapper\">\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content wc-shortcodes-content\">\n<p><strong>Vous devez conserver :<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li><strong>des documents financiers<\/strong> suffisamment d\u00e9taill\u00e9s pour que les administrateurs puissent \u00e9valuer avec exactitude la situation financi\u00e8re de l\u2019OSBL au moins tous les trois mois;<\/li>\n<li><strong>la d\u00e9mission des administrateurs, des v\u00e9rificateurs ou de la personne nomm\u00e9e pour effectuer une mission d\u2019examen<\/strong>, ainsi que les raisons qu\u2019ils fournissent \u00e0 l\u2019appui de leur d\u00e9mission;<\/li>\n<li>l\u2019<strong>avis donn\u00e9 \u00e0 un v\u00e9rificateur ou \u00e0 une personne nomm\u00e9e pour effectuer une mission d\u2019examen<\/strong> au moins 21 jours avant une assembl\u00e9e des membres, lequel avis exige que ce v\u00e9rificateur ou cette personne se pr\u00e9sente \u00e0 l\u2019assembl\u00e9e pour r\u00e9ponde \u00e0 des questions;<\/li>\n<li>la <strong>d\u00e9claration d\u2019un v\u00e9rificateur<\/strong> rempla\u00e7ant au sujet des raisons qui lui ont \u00e9t\u00e9 donn\u00e9es pour retenir ses services;<\/li>\n<li>l\u2019<strong>avis donn\u00e9 aux cr\u00e9anciers<\/strong> si l\u2019OSBL se joint \u00e0 une autre pour cr\u00e9er une nouvelle organisation sans but lucratif.<\/li>\n<\/ul>\n<p>La Loi de l\u2019imp\u00f4t sur le revenu pr\u00e9voit diff\u00e9rentes exigences pour diff\u00e9rents documents financiers. La question de savoir si vous devez conserver un document financier particulier \u2013 et pendant combien de temps \u2013 d\u00e9pend du document et de l\u2019OSBL en question.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-trigger \"><a href=\"#\">Pendant combien de temps devons-nous conserver nos dossiers ?<\/a><\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content-wrapper\">\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content wc-shortcodes-content\">\n<p>La p\u00e9riode de conservation d\u2019un document que pr\u00e9voient les r\u00e8gles de la LOSBL d\u00e9pend du document en question. Par exemple, les copies des proc\u00e8s-verbaux doivent \u00eatre conserv\u00e9es en permanence. Cependant, la liste des administrateurs et des dirigeants de votre OSBL ne doit \u00eatre conserv\u00e9e que pendant six ans.<\/p>\n<p>Il se peut que, en sus des r\u00e8gles de la LOSBL, votre OSBL doive suivre d\u2019autres r\u00e8gles. Les documents qui pourraient \u00eatre utiles \u00e0 une v\u00e9rification doivent \u00eatre conserv\u00e9s pendant au moins six ans.<br \/>\nIl est conseill\u00e9 de conserver en permanence les documents dans lesquels d\u2019importantes d\u00e9cisions sont consign\u00e9es.<\/p>\n<p>Par exemple, si votre OSBL a cess\u00e9 ses activit\u00e9s en mars 2021, vous devez conserver vos dossiers non permanents, comme les relev\u00e9s bancaires, jusqu\u2019en mars 2027.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-trigger \"><a href=\"#\">Pendant combien de temps devons-nous conserver nos documents financiers?<\/a><\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content-wrapper\">\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content wc-shortcodes-content\">\n<p>La LOSBL pr\u00e9voit que vous devez conserver vos documents financiers pendant au moins six ans et suivre les r\u00e8gles de l\u2019Agence du revenu du Canada (ARC). Par exemple, la Loi de l\u2019imp\u00f4t sur le revenu exige que les organisations, y compris les OSBL, conservent leurs documents financiers pendant au moins sept ans.<br \/>\nCe <a href=\"http:\/\/www.globalphilanthropy.ca\/blog\/cra_letter_on_required_retention_period_of_books_and_records\">billet de blogue<\/a> (en anglais seulement) explique pendant combien de temps l\u2019Agence du revenu du Canada (ARC) s\u2019attend \u00e0 ce que vous conserviez vos dossiers et livres comptables. Vous devez conserver les dossiers permanents pendant deux ans apr\u00e8s la date de <a href=\"https:\/\/nonprofitlaw.cleo.on.ca\/fr\/ressources-et-publications\/glossaire-des-termes-employes-dans-la-losbl\/\">dissolution\u00a0<\/a> de votre organisation. Quant aux dossiers non permanents, vous devez les conserver pendant six ans \u00e0 compter de la fin de l\u2019ann\u00e9e d\u2019imposition \u00e0 laquelle les dossiers se rapportent.<\/p>\n<table style=\"background-color: #ffffff; width: 100%;\" border=\"0\">\n<tbody>\n<tr>\n<td style=\"vertical-align: top; width: 55px;\"><img decoding=\"async\" loading=\"lazy\" class=\"alignleft\" src=\"https:\/\/nonprofitlaw.cleo.on.ca\/wp-content\/uploads\/2013\/11\/star.jpg\" alt=\"\" width=\"30\" height=\"31\" \/><\/td>\n<td style=\"vertical-align: top; padding-bottom: 20px;\"><strong>Organismes de bienfaisance enregistr\u00e9s<br \/>\n<\/strong>Les organismes de bienfaisance enregistr\u00e9s doivent aussi conserver :<\/p>\n<ul>\n<li>les renseignements sur l\u2019enregistrement de l\u2019organisme de bienfaisance<\/li>\n<li>des copies de ces renseignements tels qu\u2019ils ont \u00e9t\u00e9 d\u00e9pos\u00e9s ou d\u00e9livr\u00e9s<\/li>\n<li>les d\u00e9clarations de renseignements des organismes de bienfaisance (Formulaire T3010)<\/li>\n<li>des doubles des re\u00e7us de dons aux fins de l\u2019imp\u00f4t sur le revenu<\/li>\n<\/ul>\n<p>L\u2019ARC pr\u00e9voit d\u2019autres <a href=\"http:\/\/sectorsource.ca\/managing-organization\/record-keeping\/retaining-records\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">exigences particuli\u00e8res sur la dur\u00e9e de conservation des dossiers et le lieu o\u00f9 les conserver<\/a> de m\u00eame que le <a href=\"http:\/\/drache.ca\/articles\/charities-current-articles\/head-in-the-cloud-and-books-and-records-on-the-ground\/?utm_source=Charity+Law+Insights++-+January+2017&amp;utm_campaign=Newsletter+Jan+2017&amp;utm_medium=email\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">format<\/a> dans lequel les conserver.<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-trigger \"><a href=\"#\">O\u00f9 devons-nous conserver nos dossiers?<\/a><\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content-wrapper\">\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content wc-shortcodes-content\">\n<p>La LOSBL indique que vous pouvez conserver vos dossiers soit \u00e0 votre si\u00e8ge, soit dans un autre lieu en Ontario que pr\u00e9cise une r\u00e9solution du conseil d\u2019administration. Par ailleurs, certains de ces dossiers doivent \u00eatre mis \u00e0 la disposition des membres.<\/p>\n<p>Cependant, certains d\u2019entre eux ne peuvent \u00eatre conserv\u00e9s qu\u2019\u00e0 votre si\u00e8ge, par exemple :<\/p>\n<ul>\n<li>les proc\u00e8s-verbaux des r\u00e9unions du conseil d\u2019administration et des comit\u00e9s du conseil;<\/li>\n<li>les r\u00e9solutions des r\u00e9unions du conseil et des comit\u00e9s du conseil;<\/li>\n<li>les documents comptables;<\/li>\n<li>Les dossiers peuvent-ils \u00eatre stock\u00e9s par voie \u00e9lectronique?le registre de tout bien-fonds que poss\u00e8de l\u2019OSBL en Ontario<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-trigger \"><a href=\"#\">Devons-nous conserver les proc\u00e8s-verbaux des r\u00e9unions et assembl\u00e9es ?<\/a><\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content-wrapper\">\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content wc-shortcodes-content\">\n<p>Oui.<\/p>\n<p>Les OSBL peuvent conserver leurs dossiers sous forme papier ou num\u00e9rique. Elles peuvent les sauvegarder au moyen de services infonuagiques comme Google Drive ou Dropbox.<\/p>\n<p>Cependant, les dossiers doivent \u00eatre conserv\u00e9s dans un format facilement accessible. Par exemple, les administrateurs, v\u00e9rificateurs, membres et cr\u00e9anciers ont tous le droit de consulter les dossiers \u00e0 diff\u00e9rents degr\u00e9s. De plus, leur acc\u00e8s \u00e0 ceux ci ne peut \u00eatre bloqu\u00e9 par un obstacle technologique.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-trigger \"><a href=\"#\">Qui a le droit de consulter les dossiers de l\u2019OSBL?<\/a><\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content-wrapper\">\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content wc-shortcodes-content\">\n<p>Il est tr\u00e8s important de respecter le droit de diverses personnes de consulter diff\u00e9rents dossiers. Par exemple :<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Les administrateurs et dirigeants<\/strong> ont le droit de consulter les dossiers des membres, les documents financiers, et les dossiers actifs et archiv\u00e9s.<\/li>\n<li><strong>Les v\u00e9rificateurs ou les personnes qui ont \u00e9t\u00e9 nomm\u00e9es<\/strong> pour effectuer des missions d\u2019examen ont le droit de recevoir tout dossier qu\u2019ils estiment n\u00e9cessaire pour effectuer leur travail.<\/li>\n<li><strong>Les membres et les cr\u00e9anciers<\/strong> ont le droit de consulter plusieurs des documents \u00e9num\u00e9r\u00e9s ci-dessus, \u00e0 l\u2019exception des proc\u00e8s-verbaux et des r\u00e9solutions des r\u00e9unions du conseil et de ses comit\u00e9s.<\/li>\n<li><strong>Les membres<\/strong> ont droit \u00e0 une copie gratuite des statuts et des r\u00e8glements administratifs, des proc\u00e8s-verbaux des assembl\u00e9es des membres et des \u00e9tats financiers approuv\u00e9s. Ils ont \u00e9galement le droit de consulter le registre des membres. Les membres qui demandent l\u2019acc\u00e8s au registre doivent signer un formulaire dans lequel ils indiquent qu\u2019ils n\u2019utiliseront pas ces renseignements \u00e0 des fins non li\u00e9es aux affaires de l\u2019OSBL.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-trigger \"><a href=\"#\">Devons-nous d\u00e9truire les dossiers d\u2019une fa\u00e7on particuli\u00e8re?<\/a><\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content-wrapper\">\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content wc-shortcodes-content\">\n<p>Non.<br \/>\nLa LOSBL n\u2019indique pas comment vous devez d\u00e9truire vos dossiers.<\/p>\n<p>Habituellement, les dossiers doivent \u00eatre d\u00e9truits pour prot\u00e9ger la vie priv\u00e9e d\u2019une personne. Il est important de s\u2019assurer que la vie priv\u00e9e de cette personne est prot\u00e9g\u00e9e lorsque les dossiers sont d\u00e9truits.<\/p>\n<p>Vous pouvez d\u00e9truire les documents papier par d\u00e9chiquetage. Pour les documents \u00e9lectroniques, une fois qu\u2019un document est supprim\u00e9, vous devriez confirmer qu\u2019il a \u00e9t\u00e9 supprim\u00e9 en permanence en v\u00e9rifiant votre emplacement de sauvegarde et la corbeille de l\u2019ordinateur.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<h2 style=\"color: #484fa2; font-size: 19px; line-height: 200%; font-weight: bold;\">Proc\u00e8s-verbaux des r\u00e9unions et assembl\u00e9es<\/h2>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion wc-shortcodes-item wc-shortcodes-accordion-collapse wc-shortcodes-accordion-layout-box\" data-behavior=\"autoclose\" data-start-state=\"collapse\">\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-trigger \"><a href=\"#\">Devons-nous conserver les proc\u00e8s-verbaux des r\u00e9unions et assembl\u00e9es ?<\/a><\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content-wrapper\">\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content wc-shortcodes-content\">\n<p>Oui.<br \/>\nVous devez conserver les proc\u00e8s-verbaux de toutes les <a title=\"Assembl\u00e9es des membres et r\u00e9unions du conseil d\u2019administration\" href=\"https:\/\/nonprofitlaw.cleo.on.ca\/fr\/lois-actuelles\/assemblees-des-membres-et-reunions-du-conseil-dadministration\/\">r\u00e9unions officielles du conseil d\u2019administration et assembl\u00e9es des membres<\/a> de votre organisation sans but lucratif, ainsi que les proc\u00e8s-verbaux des r\u00e9unions des comit\u00e9s. Ceux-ci comprennent tous les comit\u00e9s officiels du conseil d\u2019administration ou de membres, qu\u2019ils soient permanents ou temporaires.<\/p>\n<p>Une r\u00e9union ou une assembl\u00e9e sans quorum n\u2019est pas officielle.\n<\/p><\/div>\n<\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-trigger \"><a href=\"#\">Qui peut r\u00e9diger les proc\u00e8s-verbaux ?<\/a><\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content-wrapper\">\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content wc-shortcodes-content\">\n<p>La LOSBL ne pr\u00e9voit pas qu\u2019un proc\u00e8s-verbal doit \u00eatre r\u00e9dig\u00e9 par une personne en particulier. Toutefois, vos r\u00e8glements administratifs peuvent pr\u00e9voir que cette t\u00e2che incombe \u00e0 un certain dirigeant ou particulier.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-trigger \"><a href=\"#\">Devons-nous mettre les proc\u00e8s-verbaux de notre conseil \u00e0 la disposition du public?<\/a><\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content-wrapper\">\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content wc-shortcodes-content\">\n<p>Non, sauf indication contraire de vos statuts ou de vos r\u00e8glements administratifs. En r\u00e8gle g\u00e9n\u00e9rale, les seules personnes qui ont le droit d\u2019avoir acc\u00e8s aux proc\u00e8s-verbaux du conseil d\u2019administration sont :<\/p>\n<ul>\n<li>les administrateurs<\/li>\n<li>le v\u00e9rificateur ou une personne qui a \u00e9t\u00e9 nomm\u00e9e pour effectuer une mission d\u2019examen;<\/li>\n<li>les enqu\u00eateurs nomm\u00e9s par le tribunal et certains autres repr\u00e9sentants du gouvernement.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Une OSBL peut choisir de mettre \u00e0 la disposition du public certains proc\u00e8s-verbaux du conseil, afin d\u2019\u00eatre per\u00e7ue comme \u00e9tant redevable, transparente et digne de confiance. Assurez-vous de ne pas mettre \u00e0 la disposition du public les proc\u00e8s-verbaux du conseil portant sur des questions confidentielles.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-trigger \"><a href=\"#\">Devons-nous conserver les proc\u00e8s-verbaux des r\u00e9unions du conseil tenues \u00e0 huis clos?<\/a><\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content-wrapper\">\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content wc-shortcodes-content\">\n<p>La LOSBL n\u2019exige pas que vous conserviez les proc\u00e8s-verbaux des r\u00e9unions tenues \u00e0 huis clos, mais il est utile de le faire, surtout lorsqu\u2019il s\u2019agit d\u2019affaires officielles. Par exemple, si une r\u00e9solution du conseil est adopt\u00e9e lors d\u2019une r\u00e9union \u00e0 huis clos, il faut le consigner pour que le proc\u00e8s-verbal de la r\u00e9union soit exact.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-trigger \"><a href=\"#\">Des r\u00e8gles s\u2019appliquent elles \u00e0 l\u2019adoption du proc\u00e8s-verbal d\u2019une assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale annuelle (AGA)?<\/a><\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content-wrapper\">\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content wc-shortcodes-content\">\n<p>Aucune r\u00e8gle particuli\u00e8re ne s\u2019applique \u00e0 l\u2019adoption du proc\u00e8s-verbal d\u2019une AGA. Cependant, son adoption lors d\u2019une r\u00e9union du conseil ou d\u2019une assembl\u00e9e des membres ult\u00e9rieure peut bonifier sa valeur \u00e0 titre d\u2019\u00e9l\u00e9ment de preuve devant le tribunal si elle refl\u00e8te le consentement des personnes ayant assist\u00e9 \u00e0 l\u2019AGA.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-trigger \"><a href=\"#\">Quels renseignements doivent \u00eatre consign\u00e9s au proc\u00e8s-verbal? ?<\/a><\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content-wrapper\">\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content wc-shortcodes-content\">\n<p>Vous trouverez une liste g\u00e9n\u00e9rale des \u00e9l\u00e9ments d\u2019information que les <a title=\"Comment savoir quel est le statut actuel de notre organisation sans but lucratif ?\" href=\"https:\/\/nonprofitlaw.cleo.on.ca\/fr\/lois-actuelles\/comment-savoir-quel-est-le-statut-actuel-de-notre-organisation-sans-but-lucratif\/\">personnes morales provinciales<\/a> doivent inclure ou peuvent ne pas inclure dans les proc\u00e8s-verbaux de leurs r\u00e9unions et assembl\u00e9es en lisant ce <a href=\"http:\/\/www.millerthomson.com\/en\/publications\/communiques-and-updates\/social-impact-newsletter-formerly-the\/may-2011-social-impact-newsletter-formerly-the\/do-we-have-to-put-all-that-in-the-minutes\/\">billet de blogue<\/a>. La pr\u00e9sentation intitul\u00e9e <span style=\"color: #222222;\">\u00ab<\/span> <a href=\"http:\/\/carters.ca\/pub\/seminar\/charity\/2017\/Handout2017-agenda.pdf\">Keeping minutes: getting it down right<\/a> <span style=\"color: #222222;\">\u00bb<\/span> (d\u00e9rouler jusqu\u2019\u00e0 la page 33) donne un bon aper\u00e7u de la question.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-trigger \"><a href=\"#\">Pourquoi est-il si important de conserver les proc\u00e8s-verbaux?<\/a><\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content-wrapper\">\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content wc-shortcodes-content\">\n<p>Selon <a href=\"http:\/\/carters.ca\/pub\/seminar\/charity\/2017\/Handout2017-agenda.pdf\">Ryan Prendergast<\/a> (d\u00e9rouler jusqu\u2019\u00e0 la page 36) de chez Carters Professional Corporation, les Combien de temps avant une r\u00e9union du conseil d\u2019administration l\u2019OSBL doit-elle mettre le proc\u00e8s-verbal \u00e0 la disposition du conseil?proc\u00e8s-verbaux :<\/p>\n<ul>\n<li>fournissent un compte rendu concis des d\u00e9lib\u00e9rations et d\u00e9cisions<\/li>\n<li>informent les administrateurs et les membres, de m\u00eame que les personnes agissant pour l\u2019organisation \u2013 par exemple, les employ\u00e9s et les b\u00e9n\u00e9voles<\/li>\n<li>informent les tribunaux des d\u00e9cisions prises par l\u2019organisation, lorsque surviennent des litiges<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-trigger \"><a href=\"#\">Combien de temps avant une r\u00e9union du conseil d\u2019administration l\u2019OSBL doit-elle mettre le proc\u00e8s-verbal \u00e0 la disposition du conseil?<\/a><\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content-wrapper\">\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content wc-shortcodes-content\">\n<p>La LOSBL ne le pr\u00e9cise pas. Pour \u00eatre approuv\u00e9 par le conseil d\u2019administration, le proc\u00e8s-verbal doit \u00eatre mis \u00e0 la disposition du conseil suffisamment \u00e0 l\u2019avance afin que celui-ci puisse l\u2019examiner convenablement.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-trigger \"><a href=\"#\">Le conseil doit-il approuver les proc\u00e8s-verbaux dans un certain d\u00e9lai?<\/a><\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content-wrapper\">\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content wc-shortcodes-content\">\n<p>Non. Aucun d\u00e9lai ne s\u2019applique \u00e0 l\u2019approbation, par le conseil d\u2019administration, des proc\u00e8s-verbaux de ses r\u00e9unions ant\u00e9rieures.<\/p>\n<p>Cependant, lorsque le proc\u00e8s-verbal est utilis\u00e9 comme \u00e9l\u00e9ment de preuve, les tribunaux lui accordent habituellement de la valeur lorsqu\u2019il est approuv\u00e9 peu apr\u00e8s la r\u00e9union par les membres du conseil qui y \u00e9taient pr\u00e9sents. Le proc\u00e8s-verbal approuv\u00e9 longtemps apr\u00e8s la r\u00e9union, ou par des administrateurs qui n\u2019y \u00e9taient pas pr\u00e9sents, a une valeur moindre comme \u00e9l\u00e9ment de preuve au tribunal. Voil\u00e0 pourquoi bon nombre de conseils d\u2019administration profitent de la r\u00e9union en cours pour examiner et approuver le proc\u00e8s-verbal de la r\u00e9union pr\u00e9c\u00e9dente.<\/p>\n<p>Les tribunaux accordent \u00e9galement de la valeur \u00e0 un proc\u00e8s-verbal qui n\u2019affiche pas beaucoup de modifications par rapport \u00e0 sa premi\u00e8re version.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-trigger \"><a href=\"#\">Comment puis-je m\u2019assurer que mon proc\u00e8s-verbal est juridiquement valable?<\/a><\/div>\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content-wrapper\">\n<div class=\"wc-shortcodes-accordion-content wc-shortcodes-content\">\n<p>Votre proc\u00e8s-verbal doit refl\u00e9ter clairement et pleinement les d\u00e9cisions du conseil d\u2019administration. Par exemple, le proc\u00e8s-verbal de la derni\u00e8re r\u00e9union a-t-il \u00e9t\u00e9 approuv\u00e9 par tous les administrateurs? Si tel n\u2019est pas le cas, le nom des administrateurs qui ne l\u2019ont pas approuv\u00e9 (les dissidents) doit \u00eatre consign\u00e9.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La Loi de l\u2019imp\u00f4t sur le revenu et la Loi sur les personnes morales de l\u2019Ontario obligent les organisations sans but lucratif \u00e0 conserver des dossiers. Si vous manquez \u00e0 cette obligation, vous pourriez perdre votre statut d\u2019organisation sans but lucratif ou d\u2019organisme de bienfaisance. 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