Dossiers et procès-verbaux
La Loi de l’impôt sur le revenu et la Loi sur les personnes morales de l’Ontario obligent les organisations sans but lucratif à conserver des dossiers. Si vous manquez à cette obligation, vous pourriez perdre votre statut d’organisation sans but lucratif ou d’organisme de bienfaisance. La présente page vous indique quels dossiers vous devez conserver, où vous devez les conserver et pendant combien de temps. Les ressources ne sont pas à jour en ce qui concerne les organisations sans but lucratif fédérales.
Avertissement : Les présents renseignements ne sont pas exhaustifs. Il existe d’autres dispositions législatives qui obligent certaines organisations sans but lucratif et certains organismes de bienfaisance à conserver des dossiers supplémentaires. Par exemple, les organisations sans but lucratif qui sont des propriétaires fonciers doivent conserver des dossiers particuliers. Pour en apprendre plus sur ces dossiers et d’autres exigences relatives à la conservation des dossiers, adressez‑vous à un avocat.
Dossiers
Vous devrez conserver différents types de dossiers se rapportant aux activités et à la structure de votre organisation sans but lucratif (OSBL). La LOSBL exige de conserver certains types de dossiers, mais vous devez aussi garder d’autres dossiers, dont ceux des administrateurs, des dirigeants et des membres, et les documents financiers.
La LOSBL exige que les organisations sans but lucratif de l’Ontario conservent les dossiers suivants :
- les statuts et règlements administratifs de votre OSBL, ainsi que les modifications que vous y avez apportées;
- les procès-verbaux des assemblées des membres et des réunions du conseil d’administration, ainsi que des réunions d’un comité de membres ou d’administrateurs;
- le texte des résolutions adoptées lors des assemblées des membres et des réunions du conseil d’administration, ainsi que lors des réunions d’un comité de membres ou d’administrateurs;
- la renonciation ou le consentement des administrateurs ou des membres à recevoir les avis de réunion ou d’assemblée en retard ou de ne pas les recevoir;
- le registre de tout bien-fonds que possède l’OSBL en Ontario;
- les conflits d’intérêts des administrateurs ou des dirigeants qu’ils ont portés à la connaissance du conseil d’administration;
- le consentement des membres, créanciers et porteurs de titres d’emprunt à dissoudre l’OSBL.
Vous devez conserver :
- un registre des administrateurs comprenant les renseignements suivants :
- administrateurs actuels : leurs nom, date d’entrée en fonctions et adresse aux fins de signification, ainsi que leur adresse de courriel s’ils ont convenu de recevoir les documents par voie électronique;
- anciens administrateurs (au cours des six dernières années) : leurs nom, date d’entrée en fonctions et date de cessation des fonctions;
- le vote de l’administrateur contre une résolution lors d’une réunion du conseil d’administration ou d’un comité, ainsi que les raisons de ce vote;
- un registre des dirigeants comprenant les renseignements suivants :
- dirigeants actuels : leurs nom, date d’entrée en fonctions et adresse aux fins de signification, ainsi que leur adresse de courriel s’ils ont convenu de recevoir les documents par voie électronique;
- anciens dirigeants (au cours des six dernières années) : leurs nom, date d’entrée en fonctions et date de cessation des fonctions.
Vous devez conserver :
- un registre des membres comprenant les renseignements suivants :
- membres actuels : leurs nom, date d’entrée en fonctions et adresse aux fins de signification, ainsi que leur adresse de courriel s’ils ont convenu de recevoir des documents par voie électronique, de même que leur catégorie de membres si vous avez plusieurs catégories;
- anciens membres (au cours des six dernières années) : leurs nom, date d’entrée en fonctions et date de cessation des fonctions, ainsi que leur catégorie de membres si vous avez plusieurs catégories de membres;
- le vote du membre contre certains changements fondamentaux comme la vente des actifs de l’OSBL, ainsi que la question de savoir si celle-ci lui a offert un remboursement pour son adhésion et s’il a accepté ce remboursement;
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Vous devez conserver :
- des documents financiers suffisamment détaillés pour que les administrateurs puissent évaluer avec exactitude la situation financière de l’OSBL au moins tous les trois mois;
- la démission des administrateurs, des vérificateurs ou de la personne nommée pour effectuer une mission d’examen, ainsi que les raisons qu’ils fournissent à l’appui de leur démission;
- l’avis donné à un vérificateur ou à une personne nommée pour effectuer une mission d’examen au moins 21 jours avant une assemblée des membres, lequel avis exige que ce vérificateur ou cette personne se présente à l’assemblée pour réponde à des questions;
- la déclaration d’un vérificateur remplaçant au sujet des raisons qui lui ont été données pour retenir ses services;
- l’avis donné aux créanciers si l’OSBL se joint à une autre pour créer une nouvelle organisation sans but lucratif.
La Loi de l’impôt sur le revenu prévoit différentes exigences pour différents documents financiers. La question de savoir si vous devez conserver un document financier particulier – et pendant combien de temps – dépend du document et de l’OSBL en question.
La période de conservation d’un document que prévoient les règles de la LOSBL dépend du document en question. Par exemple, les copies des procès-verbaux doivent être conservées en permanence. Cependant, la liste des administrateurs et des dirigeants de votre OSBL ne doit être conservée que pendant six ans.
Il se peut que, en sus des règles de la LOSBL, votre OSBL doive suivre d’autres règles. Les documents qui pourraient être utiles à une vérification doivent être conservés pendant au moins six ans.
Il est conseillé de conserver en permanence les documents dans lesquels d’importantes décisions sont consignées.
Par exemple, si votre OSBL a cessé ses activités en mars 2021, vous devez conserver vos dossiers non permanents, comme les relevés bancaires, jusqu’en mars 2027.
La LOSBL prévoit que vous devez conserver vos documents financiers pendant au moins six ans et suivre les règles de l’Agence du revenu du Canada (ARC). Par exemple, la Loi de l’impôt sur le revenu exige que les organisations, y compris les OSBL, conservent leurs documents financiers pendant au moins sept ans.
Ce billet de blogue (en anglais seulement) explique pendant combien de temps l’Agence du revenu du Canada (ARC) s’attend à ce que vous conserviez vos dossiers et livres comptables. Vous devez conserver les dossiers permanents pendant deux ans après la date de dissolution de votre organisation. Quant aux dossiers non permanents, vous devez les conserver pendant six ans à compter de la fin de l’année d’imposition à laquelle les dossiers se rapportent.
Organismes de bienfaisance enregistrés Les organismes de bienfaisance enregistrés doivent aussi conserver :
L’ARC prévoit d’autres exigences particulières sur la durée de conservation des dossiers et le lieu où les conserver de même que le format dans lequel les conserver. |
La LOSBL indique que vous pouvez conserver vos dossiers soit à votre siège, soit dans un autre lieu en Ontario que précise une résolution du conseil d’administration. Par ailleurs, certains de ces dossiers doivent être mis à la disposition des membres.
Cependant, certains d’entre eux ne peuvent être conservés qu’à votre siège, par exemple :
- les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et des comités du conseil;
- les résolutions des réunions du conseil et des comités du conseil;
- les documents comptables;
- Les dossiers peuvent-ils être stockés par voie électronique?le registre de tout bien-fonds que possède l’OSBL en Ontario
Oui.
Les OSBL peuvent conserver leurs dossiers sous forme papier ou numérique. Elles peuvent les sauvegarder au moyen de services infonuagiques comme Google Drive ou Dropbox.
Cependant, les dossiers doivent être conservés dans un format facilement accessible. Par exemple, les administrateurs, vérificateurs, membres et créanciers ont tous le droit de consulter les dossiers à différents degrés. De plus, leur accès à ceux ci ne peut être bloqué par un obstacle technologique.
Il est très important de respecter le droit de diverses personnes de consulter différents dossiers. Par exemple :
- Les administrateurs et dirigeants ont le droit de consulter les dossiers des membres, les documents financiers, et les dossiers actifs et archivés.
- Les vérificateurs ou les personnes qui ont été nommées pour effectuer des missions d’examen ont le droit de recevoir tout dossier qu’ils estiment nécessaire pour effectuer leur travail.
- Les membres et les créanciers ont le droit de consulter plusieurs des documents énumérés ci-dessus, à l’exception des procès-verbaux et des résolutions des réunions du conseil et de ses comités.
- Les membres ont droit à une copie gratuite des statuts et des règlements administratifs, des procès-verbaux des assemblées des membres et des états financiers approuvés. Ils ont également le droit de consulter le registre des membres. Les membres qui demandent l’accès au registre doivent signer un formulaire dans lequel ils indiquent qu’ils n’utiliseront pas ces renseignements à des fins non liées aux affaires de l’OSBL.
Non.
La LOSBL n’indique pas comment vous devez détruire vos dossiers.
Habituellement, les dossiers doivent être détruits pour protéger la vie privée d’une personne. Il est important de s’assurer que la vie privée de cette personne est protégée lorsque les dossiers sont détruits.
Vous pouvez détruire les documents papier par déchiquetage. Pour les documents électroniques, une fois qu’un document est supprimé, vous devriez confirmer qu’il a été supprimé en permanence en vérifiant votre emplacement de sauvegarde et la corbeille de l’ordinateur.
Procès-verbaux des réunions et assemblées
Oui.
Vous devez conserver les procès-verbaux de toutes les réunions officielles du conseil d’administration et assemblées des membres de votre organisation sans but lucratif, ainsi que les procès-verbaux des réunions des comités. Ceux-ci comprennent tous les comités officiels du conseil d’administration ou de membres, qu’ils soient permanents ou temporaires.
Une réunion ou une assemblée sans quorum n’est pas officielle.
La LOSBL ne prévoit pas qu’un procès-verbal doit être rédigé par une personne en particulier. Toutefois, vos règlements administratifs peuvent prévoir que cette tâche incombe à un certain dirigeant ou particulier.
Non, sauf indication contraire de vos statuts ou de vos règlements administratifs. En règle générale, les seules personnes qui ont le droit d’avoir accès aux procès-verbaux du conseil d’administration sont :
- les administrateurs
- le vérificateur ou une personne qui a été nommée pour effectuer une mission d’examen;
- les enquêteurs nommés par le tribunal et certains autres représentants du gouvernement.
Une OSBL peut choisir de mettre à la disposition du public certains procès-verbaux du conseil, afin d’être perçue comme étant redevable, transparente et digne de confiance. Assurez-vous de ne pas mettre à la disposition du public les procès-verbaux du conseil portant sur des questions confidentielles.
La LOSBL n’exige pas que vous conserviez les procès-verbaux des réunions tenues à huis clos, mais il est utile de le faire, surtout lorsqu’il s’agit d’affaires officielles. Par exemple, si une résolution du conseil est adoptée lors d’une réunion à huis clos, il faut le consigner pour que le procès-verbal de la réunion soit exact.
Aucune règle particulière ne s’applique à l’adoption du procès-verbal d’une AGA. Cependant, son adoption lors d’une réunion du conseil ou d’une assemblée des membres ultérieure peut bonifier sa valeur à titre d’élément de preuve devant le tribunal si elle reflète le consentement des personnes ayant assisté à l’AGA.
Vous trouverez une liste générale des éléments d’information que les personnes morales provinciales doivent inclure ou peuvent ne pas inclure dans les procès-verbaux de leurs réunions et assemblées en lisant ce billet de blogue. La présentation intitulée « Keeping minutes: getting it down right » (dérouler jusqu’à la page 33) donne un bon aperçu de la question.
Selon Ryan Prendergast (dérouler jusqu’à la page 36) de chez Carters Professional Corporation, les Combien de temps avant une réunion du conseil d’administration l’OSBL doit-elle mettre le procès-verbal à la disposition du conseil?procès-verbaux :
- fournissent un compte rendu concis des délibérations et décisions
- informent les administrateurs et les membres, de même que les personnes agissant pour l’organisation – par exemple, les employés et les bénévoles
- informent les tribunaux des décisions prises par l’organisation, lorsque surviennent des litiges
La LOSBL ne le précise pas. Pour être approuvé par le conseil d’administration, le procès-verbal doit être mis à la disposition du conseil suffisamment à l’avance afin que celui-ci puisse l’examiner convenablement.
Non. Aucun délai ne s’applique à l’approbation, par le conseil d’administration, des procès-verbaux de ses réunions antérieures.
Cependant, lorsque le procès-verbal est utilisé comme élément de preuve, les tribunaux lui accordent habituellement de la valeur lorsqu’il est approuvé peu après la réunion par les membres du conseil qui y étaient présents. Le procès-verbal approuvé longtemps après la réunion, ou par des administrateurs qui n’y étaient pas présents, a une valeur moindre comme élément de preuve au tribunal. Voilà pourquoi bon nombre de conseils d’administration profitent de la réunion en cours pour examiner et approuver le procès-verbal de la réunion précédente.
Les tribunaux accordent également de la valeur à un procès-verbal qui n’affiche pas beaucoup de modifications par rapport à sa première version.
Votre procès-verbal doit refléter clairement et pleinement les décisions du conseil d’administration. Par exemple, le procès-verbal de la dernière réunion a-t-il été approuvé par tous les administrateurs? Si tel n’est pas le cas, le nom des administrateurs qui ne l’ont pas approuvé (les dissidents) doit être consigné.
Révision : 2024-07-11