Comment modifier les règlements administratifs

Pendant la période de transition qui suit l’entrée en vigueur de la LOSBL, les statuts et les règlements administratifs de votre organisation qui étaient valides avant l’entrée en vigueur de cette loi demeurent valides.

Vous n’êtes pas obligés de modifier tous vos statuts et règlements administratifs en même temps. Vous pouvez en modifier quelques uns à la fois. Vous devez toutefois le faire avant la fin de la période de transition, soit avant le 18 octobre 2024, et vos modifications doivent être conformes à la LOSBL.

Si vous voulez modifier vos statuts et vos règlements administratifs par étapes, il sera très important de vous munir d’un plan de communication clair. Ce plan permettra à votre conseil d’administration, à vos membres et à votre personnel de savoir quels changements ont déjà été apportés et sont à faire.

Si un nouveau membre du conseil est élu au cours de la période de transition, il peut lui être très difficile de savoir quelles dispositions de vos statuts et de vos règlements administratifs doivent encore être modifiées.

Si votre organisation sans but lucratif prévoit de nombreux changements au sein du conseil d’administration ou du personnel pendant la période de transition, il est préférable d’attendre et de modifier tous vos statuts et règlements administratifs en même temps.

N’oubliez pas que lorsque vous modifiez les dispositions des statuts ou des règlements administratifs qui traitent de certains sujets, les règles de la LOSBL les concernant s’appliquent sans délai. Ces sujets sont les suivants :

• le nombre d’administrateurs de votre organisation
• le nombre de catégories de membres
• les droits de vote des membres
• les règles sur les délégués
• la répartition des biens de l’organisation si elle cesse ses activités

Si vous souhaitez modifier les dispositions de vos statuts ou de vos règlements administratifs relatives à l’un de ces sujets, vous devez savoir que les règles de la LOSBL s’y rapportant entrent en vigueur sur-le-champ.

Vous pouvez confier à quiconque la rédaction des modifications à apporter à vos règlements administratifs, notamment :

• votre conseil d’administration
• un comité pouvant comprendre des administrateurs, des employés, des membres, ou d’autres parties prenantes
• un avocat

Il est important que les responsables de la mise à jour de vos règlements administratifs connaissent bien :

• la LOSBL et les autres lois qui pourraient s’appliquer à votre organisation sans but lucratif
• le droit régissant les organismes de bienfaisance
• les autres lois qui pourraient s’appliquer à votre organisation sans but lucratif en particulier; par exemple, les organismes qui fournissent des services de garde doivent aussi se conformer à la Loi sur la garde d’enfants et la petite enfance et à d’autres lois applicables
• les autres organismes qui peuvent avoir une incidence sur la façon dont est régie votre organisation sans but lucratif, par exemple, si votre organisation sans but lucratif est une section d’un organisme national
• la culture et les pratiques de votre organisation sans but lucratif, par exemple, si vous autorisez les réunions virtuelles
• les objectifs et plans de votre organisation sans but lucratif, par exemple, si vous voulez un plus grand nombre de membres

En confiant aux bonnes personnes la mise à jour de vos règlements administratifs, vous vous assurez que ceux-ci :

• sont conformes à la loi
• soutiennent la mission de votre organisation sans but lucratif
• sont plus susceptibles d’être respectés

Le processus de mise à jour des règlements administratifs est une bonne façon pour les participants d’apprendre les règles de votre organisation sans but lucratif et de connaître la raison de cette mise à jour.

Pour obtenir de l’aide à la rédaction de règlements administratifs, utilisez notre Outil d’élaboration des règlements administratifs.

Vous devez examiner vos règlements administratifs actuels ainsi que vos statuts pour savoir si votre conseil d’administration est habilité à approuver vos règlements administratifs mis à jour.
D’habitude, tant le conseil d’administration que les membres ont un rôle à jouer dans l’approbation des modifications apportées aux règlements administratifs. Il se peut que le conseil d’administration doive les approuver en premier et que les membres les approuvent par la suite.

Parfois, les statuts ou les règlements administratifs précisent que seuls les membres sont habilités à approuver les modifications apportées aux règlements administratifs. En pareil cas, les membres de l’organisation sans but lucratif doivent voter pour approuver les nouveaux règlements administratifs lors d’une assemblée des membres.

Si ni les statuts ni les règlements administratifs actuels n’indiquent qui est habilité à approuver les modifications apportées à vos règlements administratifs, le conseil d’administration a alors le droit de le faire.

Si vos statuts, vos règlements administratifs ou les résolutions de votre conseil d’administration ne précisent pas quand les modifications apportées à vos règlements administratifs prennent effet, ces modifications prennent effet immédiatement après leur approbation par votre conseil d’administration. Cependant, elles ne sont en vigueur que jusqu’à ce que vos membres votent pour les approuver.

Vos membres peuvent accepter ou rejeter les modifications apportées à vos règlements administratifs, ou en apporter d’autres. Si les membres rejettent les modifications apportées aux règlements administratifs, ces modifications ne sont alors plus en vigueur.

Les membres approuvent habituellement les modifications apportées aux règlements administratifs en votant sur une résolution lors d’une assemblée des membres.

Vous devez passer en revue les droits accordés à chaque catégorie de membres pour savoir quels membres ont le droit de voter sur la motion pour confirmer les règlements administratifs. D’habitude, seuls les membres ayant droit de vote possèdent un tel droit.

La plupart des modifications apportées aux règlements administratifs peuvent être adoptées par résolution ordinaire. Une résolution ordinaire est une résolution qui est adoptée lorsqu’une majorité des membres votent en sa faveur. Cependant, certaines modifications apportées aux règlements administratifs ne peuvent être adoptées que par résolution extraordinaire. Par exemple, la création d’une nouvelle catégorie de membres exige une résolution extraordinaire. Une résolution extraordinaire est une résolution qui est adoptée si une majorité de deux tiers des membres votent en sa faveur.

Pour en savoir plus sur la façon de tenir une assemblée des membres en bonne et due forme, rendez-vous à la page intitulée Réunions et assemblées.

Les membres peuvent également confirmer les modifications apportées aux règlements administratifs sans tenir d’assemblée des membres. Ils peuvent le faire en adoptant une résolution écrite. Toutefois, pour qu’une telle résolution soit adoptée, tous les membres qui auraient le droit de voter sur celle-ci lors d’une assemblée des membres doivent accepter ou approuver la résolution écrite.

La LOSBL énonce des règles précises au sujet de ce qui suit :

• les documents ou dossiers que doit tenir une organisation sans but lucratif 
• le lieu où ces documents doivent être conservés
• qui a le droit de les consulter

Une fois que vos règlements administratifs mis à jour ont été approuvés, ils doivent être déposés, avec d’autres documents importants, au siège de votre organisation sans but lucratif. De plus, votre organisation sans but lucratif doit mettre ces documents à la disposition de tout administrateur ou membre qui veut les consulter.

La plupart des organisations sans but lucratif ne sont pas tenues de déposer leurs règlements administratifs auprès du ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs de l’Ontario. Cependant, il se peut que des organisations sans but lucratif dans des secteurs réglementés, comme ceux des services de garde et des soins de santé, doivent déposer leurs règlements administratifs auprès de leur organisme de réglementation.