Règles obligatoires sur les règlements administratifs

Règles obligatoires sur les règlements administratifs

Le seul règlement administratif que toute organisation est tenue d’avoir est celui qui décrit les conditions d’adhésion à l’organisation et qui précise si une organisation peut être membre. (Paragraphe 48(1))

Cependant, si vous avez plus d’une catégorie de membres, vos règlements administratifs doivent aussi décrire ce qui suit :

• les conditions d’adhésion à chaque catégorie;
• ce qui est nécessaire pour l’exclusion d’une catégorie et le transfert à une autre catégorie;
• les modalités d’exclusion d’une catégorie et de transfert à une autre catégorie;
• comment prend fin l’adhésion : les conditions auxquelles un membre cesse d’appartenir à chaque catégorie. (Paragraphe 48(3))

Dans le même ordre d’idées, si vos statuts ou règlements administratifs autorisent les administrateurs ou les membres à prendre, contre un membre, des mesures disciplinaires allant jusqu’à son expulsion, vos règlements administratifs doivent décrire les circonstances justifiant la prise de telles mesures et les modalités applicables. (Paragraphe 51(1))

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Règles obligatoires de la LOSBL

La LOSBL établit certaines règles obligatoires pour ce qui suit :

• les administrateurs
• les membres
• les réunions et assemblées

Ni vos statuts ni vos règlements administratifs ne peuvent déroger aux règles obligatoires de la LOSBL.

Administrateurs
En vertu de la LOSBL :

• Votre organisation doit compter au moins trois administrateurs. (Article 22)
• Les mandats des administrateurs ne peuvent durer plus de quatre ans. (Article 24)
• Au plus le tiers des administrateurs d’une organisation d’intérêt public peuvent être des employés de celle-ci ou d’un membre du même groupe. (Paragraphe 23(3))
• Les membres élisent les administrateurs au besoin par résolution ordinaire (à la majorité des voix) aux assemblées annuelles. (Article 24)
• Pour combler les vacances entre les assemblées annuelles, les administrateurs peuvent, s’il y a quorum, nommer des administrateurs dont le nombre ne dépasse pas le tiers du nombre des administrateurs élus à la dernière assemblée annuelle. (Article 24)
• Tout administrateur peut, par voie de requête, demander au tribunal de trancher tout différend relatif à l’élection ou à la nomination d’un administrateur. (Paragraphe 31(1))
• Les administrateurs ayant un intérêt personnel dans une opération avec l’organisation doivent communiquer cet intérêt à l’organisation. (Article 41)
• Les membres peuvent révoquer un administrateur à la majorité des voix exprimées. (Article 26)

Membres

En vertu de la LOSBL :

• Les membres d’au moins une catégorie doivent avoir le droit de vote. (Article 48)
• Les organisations doivent envoyer une copie de leurs états financiers à leurs membres au moins 5 jours avant l’assemblée annuelle. Les règlements peuvent modifier la présente règle. (Article 84)
• Les organisations doivent, sur demande et sans frais, fournir à leurs membres une copie des statuts et des règlements administratifs. (Article 95)
• Tous les membres et leurs représentants ont le droit d’obtenir une liste des noms et adresses des membres actuels à des fins liées aux activités de l’organisation. (Article 96)
• Les membres ont le droit de confirmer, rejeter ou modifier les modifications que les administrateurs ont apportées aux règlements administratifs. (Paragraphe 17(2))
• Les membres peuvent révoquer un administrateur à la majorité des voix exprimées. (Article 26)
• Les membres peuvent, par voie de requête, demander au tribunal de trancher tout différend relatif à l’élection ou à la nomination d’un administrateur de l’organisation. (Paragraphe 31(1))

Réunions et assemblées
En vertu de la LOSBL :

• Nul ne peut agir à la place d’un administrateur absent à une réunion du conseil d’administration. (Paragraphe 23(5))
• Les organisations doivent tenir une assemblée annuelle des membres au moins tous les 15 mois. (Article 52)
• Les administrateurs peuvent à tout moment convoquer une assemblée extraordinaire des membres. (Article 52)
• Les organisations doivent aviser leurs membres de toute assemblée des membres à venir et leur envoyer un formulaire de procuration au moins 10 jours et au plus 50 jours avant l’assemblée. (Article 55, article 64 et article 65)
• Les organisations doivent fournir à leurs membres une copie des documents financiers au moins 5 jours avant l’assemblée annuelle. (Article 84)
• Tous les membres habiles à voter ont le droit de présenter des propositions en vue de leur discussion aux assemblées des membres, et les propositions adoptées peuvent prendre effet. (Paragraphe 17(6) et article 56)
• Les membres peuvent voter par procuration. (Article 64 et article 65)
• Les administrateurs ont le droit d’assister aux assemblées des membres et d’y être entendus. (Article 33)