Pour commencer : quels documents vous faut-il?

Quels documents les organisations sans but lucratif doivent-elles conserver?

Selon l’article 92 de la LOSBL, vous devez conserver :

  • les statuts de l’organisation sans but lucratif  (anciennement appelés « lettres patentes »), ses règlements administratifs et leurs modifications;
  • les procès-verbaux des assemblées et des comités de membres;
  • les résolutions des membres et des comités de membres;
  • les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et de ses comités;
  • les résolutions des administrateurs et des comités d’administrateurs;
  • le registre des administrateurs;
  • le registre des dirigeants;
  • le registre des membres;
  • les dossiers comptables nécessaires pour permettre aux administrateurs de vérifier la situation financière de l’organisation sans but lucratif tous les trimestres, avec une précision raisonnable.


Lettres patentes initiales et supplémentaires (maintenant les statuts)

De quoi s’agit-il?

Vos lettres patentes sont délivrées par le gouvernement de l’Ontario et indiquent le nom de votre organisation sans but lucratif, son objet, le lieu de son siège social et les noms de ses administrateurs fondateurs.

Les modifications apportées au nom, à l’objet ou au lieu du siège social de l’organisation sans but lucratif figurent dans les lettres patentes supplémentaires.

Où les trouver

Les lettres patentes initiales et supplémentaires se trouvent dans vos documents de constitution originaux. Elles sont souvent conservées dans les trousses d’orientation du conseil d’administration ou dans les dossiers des avocats qui vous ont aidé(e) à constituer l’organisation sans but lucratif. Des copies peuvent aussi accompagner les demandes de subvention, puisque plusieurs bailleurs de fonds exigent une copie des documents de constitution.

Si vous ne pouvez trouver vos documents de constitution, vous pouvez en obtenir des copies auprès du ministère des Services gouvernementaux (voir la barre latérale).

Remarque : la Loi sur les organisations sans but lucratif (LOSBL) de l’Ontario remplacera le terme « lettres patentes » par le terme « statuts constitutifs ».


Règlements administratifs

De quoi s’agit-il?

Les règlements administratifs de votre organisation sans but lucratif prévoient habituellement les règles de l’organisation sans but lucratif. Par exemple, ils peuvent traiter de ce qui suit :

  • la convocation et la tenue des réunions d’administrateurs et des assemblées de membres;
  • l’établissement des qualités requises et fonctions des dirigeants.

Les règlements administratifs expliquent aussi comment vous pouvez devenir membre de l’organisation sans but lucratif ou cesser d’en être membre.

Où les trouver

Tout comme vos lettres patentes, vos règlements administratifs devraient se trouver dans votre trousse d’orientation du conseil d’administration ou dans les dossiers des avocats qui vous ont aidé(e) à les rédiger.

Si vous avez perdu vos règlements administratifs, vous devrez les reconstituer à partir d’une version antérieure. Pour ce faire, consultez tous vos registres des procès-verbaux pour trouver les modifications apportées à vos règlements administratifs. Si cela n’est pas possible, vous pourriez avoir besoin de conseils juridiques.


Registres des procès-verbaux

De quoi s’agit-il?

Il s’agit de documents décrivant en détail toutes les assemblées annuelles, assemblées extraordinaires des membres et réunions du conseil d’administration. Ils pourraient vous aider à rassembler tous les renseignements manquants.

Où les trouver

Le secrétaire actuel de votre conseil d’administration devrait être en mesure de trouver vos registres des procès-verbaux.


Résolutions extraordinaires

De quoi s’agit-il?

Il s’agit de dossiers écrits de décisions importantes, notamment :

  • les modifications apportées aux lettres patentes de l’organisation sans but lucratif;
  • les décisions d’exploiter l’organisation sans but lucratif dans une autre province.

Où les trouver

Le secrétaire actuel de votre conseil d’administration devrait avoir un dossier de ces décisions. Sinon, vous devriez consulter vos registres des procès-verbaux pour obtenir ces renseignements.


Registre des administrateurs et dirigeants

De quoi s’agit-il?

Il s’agit d’une liste de tous les administrateurs passés et présents qui indique la date de leur élection et celle de leur retraite ou démission.

Mentionnez aussi les administrateurs qui ont exercé les fonctions de dirigeant (par ex., président, secrétaire, trésorier, etc.) et précisez quand ils ont exercé ces fonctions.

Où le trouver

Le secrétaire actuel de votre conseil d’administration devrait être en mesure de trouver ce document. Si vous n’avez pas de registre des administrateurs et dirigeants, vous devriez consulter vos registres des procès-verbaux pour reconstituer les renseignements.

Outre le registre, vous devez conserver, pour chaque administrateur, le document écrit constatant son consentement à occuper le poste d’administateur.


Registre des membres

De quoi s’agit-il?

Il s’agit d’une liste de tous vos membres.

Si vous n’avez pas une telle liste, il se peut que vous pensiez que vous n’avez aucun membre. Cependant, toutes les organisations sans but lucratif ont – ou ont déjà eu – des membres. Les administrateurs qui ont signé les documents de constitution de votre organisation sans but lucratif sont probablement vos membres originaux.

Où le trouver

Vous devriez consulter vos règlements administratifs pour savoir :

  • qui peut devenir membre;
  • comment une personne ou une organisation devient ou cesse d’être membre.

Vous pouvez constituer une liste de vos membres ou, si elle existe, la mettre à jour en vous fondant sur ce que prévoient vos règlements administratifs. Si vous avez plusieurs types de membre (par ex., réguliers, honoraires, jeunes membres), vous avez besoin d’une liste distincte pour chaque type de membre.

Si votre organisation sans but lucratif n’a pas de membre, elle peut demander au tribunal de nommer des membres. Vous devriez peut-être consulter un avocat.


Revenu annuel aux fins de la détermination des organisations d’intérêt public

Si vous êtes un organisme de bienfaisance enregistré, vous êtes automatiquement une organisation d’intérêt public.

Si vous n’êtes pas un organisme de bienfaisance, vous devriez aussi chercher ce qui suit :

  • une ventilation de toutes vos sources de revenu;
  • un relevé de tous les dons que vous avez reçus au cours du dernier exercice.

Cela vous aidera à déterminer si vous êtes une organisation d’intérêt public.

Il s’agit là d’un point important, parce que les organisations d’intérêt public sont tenues de suivre des règles qui diffèrent de celles auxquelles sont assujetties les organisations sans but lucratif qui ne sont pas d’intérêt public.

 

 

Révision : mai 2014