Dossiers et procès-verbaux

La Loi de l’impôt sur le revenu et la Loi sur les personnes morales de l’Ontario obligent les organisations sans but lucratif à conserver des dossiers. Si vous manquez à cette obligation, vous pourriez perdre votre statut d’organisation sans but lucratif ou d’organisme de bienfaisance. La présente page vous indique quels dossiers vous devez conserver, où vous devez les conserver et pendant combien de temps. Les ressources ne sont pas à jour en ce qui concerne les organisations sans but lucratif fédérales.

Avertissement : Les présents renseignements ne sont pas exhaustifs. Il existe d’autres dispositions législatives qui obligent certaines organisations sans but lucratif et certains organismes de bienfaisance à conserver des dossiers supplémentaires. Par exemple, les organisations sans but lucratif qui sont des propriétaires fonciers doivent conserver des dossiers particuliers. Pour en apprendre plus sur ces dossiers et d’autres exigences relatives à la conservation des dossiers, adressez‑vous à un avocat.

Dossiers

Quels sont les dossiers qu’une personne morale sans but lucratif est tenue de conserver ?
L’article intitulé « Corporate Record Keeping » (dérouler jusqu’à la page 4) fournit une liste générale des dossiers que les personnes morales provinciales sont tenues de conserver. Vous devez avoir à l’esprit certains principes quand vient le temps de conserver des dossiers financiers.

Pendant combien de temps devons-nous conserver nos dossiers ?
Ce billet de blogue explique pendant combien de temps l’Agence du revenu du Canada (ARC) s’attend à ce que vous conserviez vos dossiers et livres comptables. Les dossiers permanents doivent être conservés pendant deux ans suivant la date de dissolution. Les dossiers non permanents doivent être conservés pendant six ans à partir de la fin de l’exercice auquel ils se rapportent.

Organismes de bienfaisance enregistrés
Les organismes de bienfaisance enregistrés doivent aussi conserver :

  • les renseignements sur l’enregistrement de l’organisme de bienfaisance
  • des copies de ces renseignements tels qu’ils ont été déposés ou délivrés
  • les déclarations de renseignements des organismes de bienfaisance (Formulaire T3010)
  • des doubles des reçus de dons aux fins de l’impôt sur le revenu

L’ARC prévoit d’autres exigences particulières sur la durée de conservation des dossiers et le lieu où les conserver de même que le format dans lequel les conserver.

Procès-verbaux des réunions et assemblées

 Devons-nous conserver les procès-verbaux des réunions et assemblées ?

  1. Vous devez conserver les procès-verbaux de toutes les réunions officielles du conseil d’administration et assemblées des membres de votre organisation sans but lucratif, de même que les procès-verbaux des réunions des comités (page 34 de cette ressource).

Quelle information doit être consignée au procès-verbal ?
Vous trouverez une liste générale des éléments d’information que les personnes morales provinciales doivent inclure ou peuvent ne pas inclure dans les procès-verbaux de leurs réunions et assemblées en lisant ce billet de blogue. La présentation intitulée « Keeping minutes: getting it down right » (dérouler jusqu’à la page 33) donne un bon aperçu de la question. Une version antérieure de cette présentation est aussi offerte en format audio (1 h 01 min).

Pourquoi est-ce si important ?
Selon Ryan Prendergast (dérouler jusqu’à la page 36) de chez Carters Professional Corporation, les procès-verbaux :

  • fournissent un compte rendu concis des délibérations et décisions
  • informent les administrateurs, les membres et les personnent agissant pour l’organisation, par exemple, les employés et les bénévoles
  • informent les tribunaux des décisions prises par l’organisation, lorsque surviennent des litiges

Révision : Décembre 2017