Assemblées des membres et réunions du conseil d’administration

La présente page explique les exigences de la loi à l’endroit des organisations sans but lucratif de l’Ontario en ce qui concerne la préparation et le déroulement des assemblées des membres, aussi appelées assemblées générales annuelles des membres ou AGA, et des réunions du conseil d’administration. Les ressources ne sont pas à jour en ce qui concerne les organisations sans but lucratif fédérales.
Il est important de connaître ce qui doit être fait avant et pendant ces assemblées et réunions. Sinon, vous risqueriez d’oublier un élément important ou d’exclure injustement une personne, de sorte que les décisions prises à l’assemblée ou à la réunion pourraient se révéler légalement invalides.

Assemblées des membres

Devons-nous tenir une assemblée des membres à chaque année ?
Oui.
À moins que tous les membres de la personne morale ne signent une résolution qui porte sur les affaires qui auraient autrement dues être discutées à l’assemblée, vous devez tenir une assemblée des membres au moins une fois par année (voir la diapo 22). Il existe aussi certaines procédures spéciales qui permettent aux membres ou aux dirigeants de convoquer une assemblée extraordinaire des membres (voir la diapo 15).

Qu’en est-il si nous n’avons pas de membres ?
Si votre organisation est constituée en vertu de la Loi sur les personnes morales de l’Ontario, vous devez avoir des membres.

Vos règlements administratifs devraient énoncer comment des personnes physiques ou des organisations peuvent devenir membres de votre organisation sans but lucratif et aussi comment elles peuvent cesser d’être membres (par. 129(1)). Si votre organisation sans but lucratif n’a pas de membres valides, elle peut demander au tribunal de nommer des membres. Si vous pensez ne pas avoir de membres, vous devriez peut-être consulter un avocat.

Comment fonctionnent les assemblées des membres ?
Cette ressource répond aux questions courantes sur les assemblées des membres, notamment les questions suivantes :

  • quand et où doivent-elles être tenues
  • que se passe-t-il lors de ces assemblées
  • qui doit être informé de leur tenue
  • de quelle façon les participants doivent-ils en être avisés

Members Meetings 101 (57:43) est un webinaire qui donne des renseignements détaillés sur les assemblées des membres.

Remarque : Les ressources susmentionnées ne reflètent pas les modifications prévues au projet de loi 154. Cela dit, à moins que vos règlements administratifs ne vous l’interdisent, vous pouvez tenir les assemblées des membres au téléphone ou électroniquement. Vous pouvez aussi envoyer votre avis de convocation aux membres par voie électronique.

Devons-nous avoir un vérificateur ?
La loi exige qu’un examen financier dans une forme ou une autre fasse partie de toute assemblée annuelle des membres. La vérification constitue une forme particulièrement rigoureuse d’examen financier. Apprenez dans quelles circonstances une vérification est requise par la loi et dans quelles circonstances elle ne l’est pas.

Remarque : Cette ressource ne reflète pas les modifications prévues au projet de loi 154. Cela dit, si, pour un exercice financier, le revenu de votre organisation sans but lucratif est inférieur à 100 000 $, vous pouvez renoncer à la vérification pour cet exercice si vous obtenez 80 % des voix favorables lors d’une assemblée des membres.

Réunions du conseil d’administration

À quelle fréquence devons-nous tenir les réunions du conseil d’administration ?
Les membres du conseil d’administration de votre organisation sans but lucratif ne doivent pas tarder à se réunir après sa constitution en personne morale pour  « organiser la personne morale ». Le Guide à l’intention des fondateurs de personnes morales sans but lucratif de l’Ontario (partie 4.1) explique certaines mesures essentielles qui doivent être prises dès cette première réunion. Par la suite, le conseil d’administration doit se réunir au moins deux fois par année avant et après l’assemblée des membres. Il doit se réunir avant l’assemblée pour approuver les états financiers qui seront communiqués aux membres avant même l’assemblée. Il doit se réunir après l’assemblée des membres pour nommer les dirigeants. Le conseil d’administration doit également se réunir au cours de l’année pour gérer l’organisation sans but lucratif.

Comment se déroulent les réunions du conseil d’administration ?
Obtenez des réponses à maintes questions courantes; par exemple, à quels moments le conseil d’administration doit se réunir et quelles règles doivent être suivies. (dérouler jusqu’à « Directors’ Meetings » à la page 2)

Quelles sont les personnes autorisées à participer aux réunions du conseil d’administration ?
Apprenez quelles sont les personnes autorisées à participer aux réunions du conseil d’administration, en lisant l’article intitulé « Why shouldn’t all Our Meetings be In-Camera? » (dérouler jusqu’à la page 5).

Qui doit participer aux réunions du conseil d’administration ?
À moins d’indication contraire dans vos lettres patentes ou vos règlements administratifs, la présence d’une majorité des administrateurs est légalement requise pour tenir une réunion du conseil d’administration. Pour obtenir plus de renseignements sur la participation minimale à une réunion du conseil d’administration d’une personne morale provinciale, voir The Purpose and Effect of a Realistic Quorum (dérouler jusqu’à la page 5).

Holding Board Meetings 101 (59 min) est un webinaire qui donne des renseignements détaillés sur les réunions du conseil d’administration.

Révision : Décembre 2017