Éléments essentiels des règlements administratifs

Que sont les règlements administratifs?

Les organisations constituées en personne morale doivent avoir au moins deux types de documents constitutifs :

    • des lettres patentes (maintenant appelées « statuts constitutifs » ou « statuts » dans la LOSBL);
    • des règlements administratifs.
        La plupart des organisations constituées en personne morale élaborent aussi les documents suivants :

        • des politiques et des procédures de fonctionnement.

Ces trois types de documents constitutifs diffèrent :

        • quant à la nature des renseignements qu’ils contiennent;
        • quant aux personnes qui peuvent y avoir accès;
        • quant à la facilité d’y apporter des modifications.

Le tableau suivant résume les différences entre les trois types de documents :

STATUTS RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS POLITIQUES ET PROCÉDURES
Ce qu’ils contiennent Vos statuts doivent indiquer le nom, l’objet et le lieu du siège de votre organisation. Tant que les formulaires et les règlements liés à la LOSBL n’auront pas été publiés, il sera difficile de déterminer les autres éléments à inclure dans les statuts. Cependant, la LOSBL prévoit que le nombre d’administrateurs sera désormais indiqué dans les statuts. Auparavant, il était indiqué dans vos règlements administratifs. En vertu de la LOSBL, vos règlements administratifs doivent définir les conditions d’adhésion à votre organisation. Ils peuvent comprendre d’autres règles, pourvu que celles-ci ne dérogent pas aux droits et responsabilités prévus par la LOSBL. Pour obtenir de l’aide à la rédaction de nouveaux règlements administratifs, consultez les ressources supplémentaires concernant les règles obligatoires, facultatives et standard de la LOSBL, ainsi que les conseils pour la modification des règlements administratifs existants et le modèle de règlement administratif avec options. Les politiques expliquent comment votre organisation traite de certaines questions d’ordre opérationnel, comme les procédures d’embauche, le respect de la vie privée et les codes vestimentaires. Les procédures de fontionnement sont moins formelles et sont habituellement élaborées par le personnel. La LOSBL n’exige pas que vous élaboriez des politiques. Cependant, d’autres lois pourraient exiger que vous établissiez des politiques sur certaines questions (par ex., la Loi sur la santé et la sécurité au travail).
Qui peut y avoir accès Vous devez déposer les statuts et les modifications qui y sont apportées (appelées « statuts supplémentaires ») auprès de ServiceOntario et les mettre à la disposition de vos administrateurs et membres. Vous n’êtes pas tenu(e) de déposer vos règlements administratifs auprès de ServiceOntario, mais vous devez les mettre à la disposition de vos administrateurs et membres. Il vous appartient de décider si vos politiques et procédures sont des documents internes ou des documents publics.
Comment les modifier Il est difficile et coûteux de modifier les statuts. Les modifications doivent être approuvées par les deux tiers des membres qui votent à une assemblée des membres. Vous devez verser des frais pour le dépôt des modifications auprès de ServiceOntario. Si vous êtes un organisme de bienfaisance, le Tuteur et curateur public de l’Ontario et l’Agence du revenu du Canada doivent aussi approuver les modifications. La modification de vos statuts pourrait mettre en péril votre statut d’organisme de bienfaisance. Il est plus facile et moins coûteux de modifier les règlements administratifs que de modifier les statuts. Une majorité des membres qui votent à une assemblée des membres peuvent approuver les modifications et vous n’avez pas besoin de les soumettre à l’approbation d’organismes externes. Vos administrateurs peuvent aussi modifier vos règlements administratifs et faire ratifier les modifications par les membres à une date ultérieure, sauf disposition contraire de vos règlements administratifs. Votre conseil d’administration ou le personnel de la haute direction élabore vos politiques et peut les modifier à sa seule discrétion.


Que visent les règlements administratifs?

Vos règlements administratifs doivent comprendre une règle relative aux conditions d’adhésion à votre organisation et peuvent comprendre des règles sur les questions suivantes :

        • les rôles et responsabilités des membres;
        • l’élection et les mandats des administrateurs;
        • la nomination et les responsabilités des dirigeants;
        • les procédures relatives aux réunions et assemblées;
        • les finances;
        • les exigences relatives aux avis de convocation des réunions du conseil d’administration et des assemblées des membres;
        • l’adoption et la modification des règlements administratifs.


Dans quelle mesure les règlements administratifs devraient-ils être détaillés?

La plupart des organisations sans but lucratif ont désormais de longs règlements administratifs. L’ancienne loi, la Loi sur les personnes morales (LPM) de l’Ontario, était très générale, de sorte que les organisations sans but lucratif devaient prévoir tous les pouvoirs et règles dans leurs règlements administratifs. La LOSBL réduit la nécessité d’établir des règlements administratifs détaillés, parce qu’il y a des règles détaillées dans la loi même.

Des règlements administratifs simples sont plus faciles à élaborer et risquent moins d’être incompatibles avec les règles déjà prévues par la LOSBL.

Par contre, des règlements administratifs plus détaillés permettent de conserver toutes les règles à un seul endroit. Cela pourrait vous faire économiser du temps à l’avenir, si vous devez déterminer et appliquer une règle.

Avant de commencer à rédiger ou modifier vos règlements administratifs, accédez à notre vue d’ensemble des règles obligatoires, standard ou facultatives de la LOSBL. Vous pouvez aussi consulter la loi.


Comment rédiger les règlements administratifs?

Le ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs (MSC) a créé une série de modèles de règlements administratifs sur lesquels vous pouvez vous fonder pour élaborer vos règlements administratifs.

Que vous soyez une nouvelle organisation ou une organisation existante, vous n’êtes pas tenu(e) d’adopter tel quel le modèle de règlement administratif. Pourvu que vous vous conformiez aux règles énoncées dans la LOSBL, vous pouvez :

        • créer de toutes pièces votre propre règlement administratif;
        • modifier votre règlement administratif existant;
        • modifier le modèle de règlement administratif.

Pour rédiger vos règlements administratifs en vous fondant sur le modèle du MSC, utilisez la ressource du modèle de règlement administratif avec options.

Révision : mai 2014