Modifications concernant les assemblées et les votes

Avis de convocation des assemblées

La LOSBL exige que vous teniez au moins une assemblée des membres tous les 15 mois. La LOSBL donne des indications sur les questions que vous devez aborder à l’assemblée. Avant la date de l’assemblée, vous devez donner aux membres le texte des résolutions extraordinaires et suffisamment de détails « pour permettre aux membres de se former une opinion éclairée sur celles-ci ».

La loi vous permet de fixer une période d’avis de 10 à 50 jours pour les assemblées des membres. Cependant, vous devez fournir vos états financiers aux membres au moins 21 jours avant une assemblée annuelle.

Vos règlements administratifs devraient prévoir quand et comment vous devez remettre les avis de convocation des assemblées aux membres. Vous pouvez aussi fixer une « date de référence » — une date limite à laquelle vous déterminez qui est membre de votre organisation sans but lucratif aux fins de l’assemblée suivante.

Fixez la date de votre assemblée annuelle de manière à avoir suffisamment de temps pour remplir vos états financiers et les distribuer aux membres au moins 21 jours avant l’assemblée. Songez à fixer une « date de référence», afin qu’il n’y ait aucun doute quant à l’identité des membres à chaque assemblée.


Votes et procurations

En vertu de la LOSBL, vous êtes tenu(e) de fournir aux membres un formulaire de procuration (qui figurera dans les règlements) et de prévoir une façon de voter par procuration lorsqu’un membre ne peut être présent à une assemblée. Les membres peuvent donner leur procuration à qui que ce soit. Il n’est pas nécessaire que les fondés de pouvoir soient membres de votre organisation sans but lucratif.
Cependant, la LOSBL vous permet de tenir des assemblées et des votes par voie électronique. Ainsi, même lors des assemblées en face-à-face, vous permettez à un membre absent de voter si vous lui permettez de voter par courriel ou par d’autres moyens en ligne.

Si vous décidez de recourir au vote par voie électronique, songez à la façon dont vous vous assurerez que seules les personnes autorisées peuvent voter et qu’il y a un « scrutin secret » si celui-ci est exigé ou demandé. Y a-t-il un tiers ou un service qui peut superviser le processus d’autorisation de voter et compter les votes électroniques de sorte que l’organisation ne puisse savoir comment chaque membre a voté?

Comment les membres absents voteront-ils sur des motions présentées lors d’une assemblée? Vous pouvez exiger que toutes les motions soient présentées à l’avance, ou vous pouvez prévoir une période de ratification après l’assemblée de sorte que les fondés de pouvoir puissent voter sur les résolutions présentées à l’assemblée.

Vous devez prévoir une façon de voter pour les membres qui ne peuvent être présents à une assemblée. Demandez-vous si vous pouvez recourir au vote par voie électronique plutôt qu’à des procurations.

Révision : mai 2014