Modifications concernant les membres

Catégories ou types de membres

Si vous avez plus d’un type de membres et que chaque type de membres est assujetti à différentes conditions ou possède différents droits, la LOSBL traite les types de membres comme des catégories de membres. Chaque catégorie de membres possède des droits qui lui sont propres.

De nombreuses organisations sans but lucratif ont des membres à des fins de financement, d’inclusion ou d’affiliation. Cependant, elles ne songent que rarement aux pouvoirs qu’elles veulent accorder aux catégories de membres. De nombreuses organisations sans but lucratif ont des membres honoraires ou associés sans droit de vote. Il arrive souvent que des partenaires, donateurs, clients ou membres de la famille des clients soient appelés des membres. Est-ce que votre organisation souhaite que de tels groupes aient le pouvoir de prendre des décisions importantes? D’autres organisations sans but lucratif définissent les droits de vote en fonction de critères qui changent avec le temps ou selon la situation, par exemple, en fonction du nombre de membres ou de clients dans une région géographique donnée.

Auparavant, l’adhésion était décrite uniquement dans vos règlements administratifs. Il était facile de modifier les règlements administratifs, pourvu qu’une majorité de vos membres habiles à voter y aient consenti. En vertu de la LOSBL, les types de membres de votre organisation sans but lucrative et les droits de vote de chaque catégorie doivent être décrits dans vos statuts. Il est difficile et coûteux de modifier fréquemment les statuts. Vous devez obtenir l’autorisation des deux tiers de vos membres et payer les frais associés au dépôt des modifications auprès de ServiceOntario. Si votre organisation sans but lucrative est un organisme de bienfaisance, vous devez aussi présenter les modifications au Tuteur et curateur public de l’Ontario et à l’Agence du revenu du Canada, puis attendre qu’elles soient approuvées. La modification de vos statuts pourrait mettre en péril votre statut d’organisme de bienfaisance.

En vertu de la LOSBL, une catégorie de membres a, en tant que catégorie, le droit collectif d’opposer son veto aux changements qu’il est proposé d’apporter à cette catégorie. Une organisation sans but lucratif ne peut modifier les modalités d’admission à une catégorie de membres (par exemple, le montant que les membres doivent payer) ni les droits de vote d’une catégorie de membres, sauf si cette dernière consent à la modification. Chaque catégorie de membres, votant séparément comme catégorie, doit aussi approuver d’autres changements fondamentaux à l’organisation sans but lucratif, comme les fusions ou la vente d’éléments d’actif clés.

La LOSBL exige que vous définissiez les conditions applicables à chaque catégorie de membres dans vos règlements administratifs. Quelles sont les conditions d’adhésion à une catégorie? Un membre peut-il être exclu d’une catégorie ou transféré à une autre catégorie? Dans l’affirmative, comment? Quand un membre cesse-t-il d’appartenir à une catégorie? Une personne morale ou une organisation sans but lucratif peut-elle être membre? Si vous ne définissez pas vous-même de telles conditions, les conditions énoncées dans le règlement administratif standard ou dans la loi s’appliqueront.

Établissez clairement les catégories de membres que vous voulez conserver et précisez les droits de vote et les conditions qui s’appliquent à chaque catégorie. Si vous voulez modifier vos structures d’adhésion ou de vote, songez à le faire maintenant, avant l’entrée en vigueur de la LOSBL.

Droits des membres (de façon générale)

Il peut être bon d’avoir des membres engagés et actifs. Toutefois, les membres disposent d’un plus grand pouvoir en vertu de la LOSBL. Sous le régime de la LOSBL, les membres ont le droit, par exemple, de présenter des questions devant faire l’objet de discussions à une assemblée annuelle des membres, de proposer des candidatures en vue de l’élection d’administrateurs et de convoquer une assemblée extraordinaire. Il faut moins de membres pour révoquer un administrateur en vertu de la LOSBL qu’en vertu des anciennes lois.

Tout membre ayant droit de vote peut présenter une proposition qui doit alors être distribuée aux membres avant l’assemblée et incluse dans l’avis de convocation de l’assemblée annuelle des membres, si la proposition répond aux conditions énoncées dans la LOSBL . La proposition peut inclure des mises en candidature aux postes d’administrateurs, et ce, même si votre organisation sans but lucratif suit un processus de mise en candidature différent.

Il est possible qu’une minorité de vos membres se présentent en bloc à une assemblée de façon inappropriée, prévoient une prise de contrôle hostile ou fassent prendre de nouvelles orientations à votre organisation sans but lucratif. Si vous ne faites rien, vos membres disposeront d’un pouvoir accru. Vous pourriez fixer certaines limites aux pouvoirs des membres prévus dans vos règlements administratifs. Par exemple, vous pourriez établir des qualités requises pour devenir un membre, fixer un quorum plus élevé, limiter la possibilité d’avoir recours à un fondé de pouvoir et établir une date d’enregistrement pour déterminer qui peut voter à une assemblée des membres. Vous pourriez également créer un code de déontologie pour les membres.

Examinez les règles que votre organisation sans but lucratif a prévues pour les membres. Vous ne pouvez modifier les dispositions obligatoires de la LOSBL (par exemple, celles prévoyant que les membres peuvent présenter des propositions), mais vous pouvez établir, dans vos règlements administratifs, des processus que tous les membres doivent suivre – des processus transparents et équitables qui tiennent compte du pouvoir que vous voulez accorder aux membres relativement aux affaires internes de votre organisation sans but lucratif.

Propositions des membres

Les membres ayant droit de vote ont le droit de présenter leurs idées et de faire en sorte qu’elles fassent l’objet de discussions aux assemblées annuelles des membres, que les administrateurs et dirigeants soient d’accord ou non à propos de ces idées. Les propositions des membres doivent répondre à certaines conditions.
Selon certaines conditions, une organisation sans but lucratif n’est pas tenue d’accepter la proposition d’un membre, mais, dans un tel cas, l’organisation sans but lucratif doit quand même faire savoir au membre, dans les 10 jours suivant la réception de la proposition, qu’elle a l’intention de refuser la proposition. Elle doit en outre informer le membre des motifs de son refus.

Les organisations sans but lucratif doivent envoyer l’information sur une proposition valide en même temps que l’avis de convocation de l’assemblée aux autres membres.

Un membre ayant droit de vote a le droit de discuter à l’assemblée annuelle des questions qui auraient pu faire l’objet d’une proposition, même s’il n’a pas présenté de proposition préalablement à l’assemblée.

Conformément à la LOSBL, les présidents et membres exécutifs des assemblées des membres doivent connaître les conditions auxquelles sont assujetties les propositions des membres de même que l’obligation des organisations sans but lucratif de les prendre en compte.(Paragraphe 56(1))

Droits des membres à l’information

En vertu de la LOSBL, vous devez fournir sans frais à tout membre qui en fait la demande une copie des statuts et règlements administratifs de votre organisation sans but lucratif. Les membres ont aussi le droit de consulter et d’acheter une copie des états financiers et des listes de membres comprenant notamment les noms et adresses des membres.

La LOSBL exige de toute organisation sans but lucratif qu’elle tienne un registre (une liste) de ses membres et qu’elle le communique à d’autres membres sur demande. Les membres doivent, en signant un « engagement » formel, convenir de n’utiliser les renseignements tirés du registre qu’aux fins prévues par la loi. Les membres peuvent utiliser ces renseignements notamment dans le cadre de démarches en vue d’influencer le vote des membres, de la convocation d’une assemblée des membres et de toute autre question concernant les affaires internes de l’organisation sans but lucratif. Ils ne peuvent les utiliser pour promouvoir leur nouvelle entreprise, par exemple. Vous devriez informer vos membres qu’ils sont réputés consentir à la collecte et à l’utilisation de leurs noms et adresses de la manière indiquée ci-dessus lorsqu’ils deviennent membres de votre organisation sans but lucratif.

Lorsqu’un membre présente une proposition qui répond aux exigences de la LOSBL, l’organisation doit l’inscrire à l’ordre du jour de la prochaine assemblée des membres et la distribuer aux autres membres au moment d’envoyer l’avis de convocation de l’assemblée.

Pour en savoir davantage sur la présentation de renseignements financiers aux membres, consultez la page des modifications concernant les examens financiers et les vérifications.

Songez à des façons pratiques de d’échanger les renseignements avec les membres. Est-ce que vos statuts, règlements administratifs, états financiers et listes de membres sont à jour et dans un format qui permet de communiquer facilement les renseignements? Dites à vos membres que leurs noms et coordonnées pourraient être communiqués à d’autres membres.

Révision : mai 2015